مستندسازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوطه نشان می دهد. در واقع، مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و به کارگیری از تجربیات فردی و گروهی را فراهم می سازد.
مستندسازی دانش و ایجاد شرایط مناسب در ترویج به موقع آن در جامعه، به طوری که تصمیم مناسبی گرفته شود حائز اهمیت است. این همان برقراری ارتباط بین علم و جامعه است. یعنی ایجاد بستری مناسب در ترویج دانش و در معرض استفاده قرار دادن جامعه علمی است.
مستندسازی کلید مدیریت دانش محسوب می گردد و شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، و در دسترس عموم قرار دادن سوابق با اسناد موجود از قبیل مکاتبات، فایل های کامپیوتری، تصاویر و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز می باشند. مستندسازی همچنین می تواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عکس ها و ... داشته باشد . ممکن است مستندسازی مستلزم خلق اسناد جدید جهت تهیه متن برای موارد موجود با پر کردن خلأهای موجود در سوابق تاریخی موجود باشد.
مستندسازی تجربیات، یعنی مستندسازی همه عواملی که بر اتخاذ و اجرای تصمیمات تشکیل دهنده تجربیات مؤثر بوده است. بر این اساس مستند سازی تجربیات یعنی، تحلیل محتوایی تصمیم های اتخاذ شده با هدف آگاهی از دانشی که تصمیمات را فرا گرفته است. مستندسازی تجربیات مستلزم توصیف ادراکات، نگرانی ها، تحلیل ها، اقدامات و فعالیت های انجام شده در دوره های ماقبل تصمیم، تصمیم و پس از تصمیم و تبیین دانش فراگیرنده تصمیمات در قالب گروه های عوامل تاثیرگذار ، براساس ترتیب زمانی و منطق علت و معلولی است.
بیان دیگر:
مستند سازی پروژه چیست و چطور به کار گرفته میشود ؟
در مفهوم لغوی مستند، یعنی چیزی که به آن استناد شود و سند به معنای تکیه گاه، دستاویز و معتمد، نوشته ای است که در مقام دعوی یا دفاع، قابل ارجاع متقن و بی رد خورباشد.
در مفهوم متعارف، مستندسازی پروژه (یا مستندنگاری پروژه)، یعنی تدوین یک سیستم جامع از کلیه مستندات پروژه که بر یکپارچه سازی داده ها و اطلاعاتی تاکید دارد که در طول چرخه حیات پروژه تولید، منتقل، بکارگیری، به روز رسانی،آرشیو و نگهداری و در نهایت امحا می گردند.
مستندسازی مناسب پروژه این اطمینان را فراهم می سازد که تمام داده ها و اطلاعات تهیه و تدوین شده در مورد یک پروژه همیشه برای افراد جدیدی که به پروژه می پیوندند، مهیا است. به عبارتی دیگر، مستندسازی پروژه، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت، یک بسته کاری، یک فاز و در نهایت یک پروژه را از شروع تا خاتمه آن نشان می دهد. لذا هر چه اطلاعات دقیق تر و مستندتری در زمینه فوق الذکر موجود باشد، تحلیل فرایند اتخاذ تصمیم، نقاط قوت و ضعف فرایندهای مدیریت پروژه آسانتر خواهد بود.
همچنین هرچه مستندات پروژه دقیق تر و روشن تر ثبت شده باشد، دانش ارزنده تر و کاربردی تری را به تیم پروژه فعلی یا پروژه های آتی منتقل خواهد کرد.
در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلاقیت ها، تنگناها و مشکلات فنی، حقوقی، تغییرات و یا کلیم ها و ادعاهای زیادی با بار اجرایی و مالی اتفاق می افتد و برای هر یک، راه کارها، فرم ها، راه حلها و تدابیری اتخاذ می شود. چنانچه این تدابیر مستند شوند، کمک موثری به پرهیز از دوباره کاری در اجرای طرحها و پروژه های موجود و آتی می شود.
مهم ترین کارکردهائی که می توان برای مستندسازی پروژه در نظر گرفت، عبارتند از:
تعیین، جمع آوری، نگهداری و به روز آوری منابع اطلاعاتی پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می گیرند، چنانچه در هر مرحله تعیین، جمع آوری نگهداری و به روز آوری شوند، باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شوند.
جلوگیری از دوباره کاری و ضایعات پروژه: با مستندسازی کیفیت پروژه در قالب رویه ها و فرم های کنترل کیفیت پروژه، گلوگاه های دوباره کاری و ضایعات پروژه مشخص می شود و از بروز مجدد آن جلوگیری می شود.
مشخص شدن هزینه های حقیقی و تخمینی پروژه: نبود انطباق بین هزینه های برآوردی و هزینه های واقعی پروژه یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه است. با مستندسازی علل عدم تطابق در هزینه ها، می توان تصمیم های صحیح برای آن پروژه و یا سایر پروژه ها را مشخص نمود.
مشخص نمودن سیاستهای اجرایی و بهره برداری پروژه: مستندسازی سیاستهای اجرائی فازهای مختلف پروژه می تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند.
آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری، اطلاعاتی و گزارشی پروژه: همواره آمار و اطلاعات یکی از نیازهای اساسی هر پروژه و طرح به شمار می آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه ها را با مشکل روبه رو می سازد. با مستندسازی این نقصهای اطلاعاتی، آماری، گزارشی و جمع بندی آنها در یک سیستم یکپارچه به نام سیستم مستندسازی پروژه، این مشکل را می توان بصورت کاربردی حل نمود.
کاربردهای مستندسازی پروژه
مستندسازی، کاربردها و مزایای آن
مفهوم سند
سند عبارت است از گزارشهای مکتوب در زمینۀ وقایع و معاملات و به طور کلی، ارتباطات سازمان که ممکن است در فرم های چاپی، کارت و اوراق، کاغذ یا کتاب منعکس شود. علاوه بر این، هر شیئی قابل انسداد، مانند نوارهای ضبط صوت، فیلم، میکروفیلم، میکروفیش و ... مادام که قابل استناد باشد، سند خواهد بود.
مستندسازی در مفهوم سازمانی و مفهوم متداول
مفهوم متداول مستندسازی، مفاهیم ثبت (مکتوب نمودن)، گردآوری، تنظیم و تدوین، دسته بندی و نگه داری اطلاعات را در خود نهفته دارد؛ مفاهیمی که خود از فعالیتی هدفمند، دقیق و منظم حکایت دارد.
بررسی مفاهیم یاد شده بیانگر آن است که همه این اصطلاحات بر حفظ و نگهدای اطلاعاتی (در مفهوم عام) تأکید دارند که یا به دلیل نقصان پذیری و قرار گرفتن در معرض نابودی، نیازمند ثبت، حفظ و نگهداری است و یا در شکل کنونی قابل استفاده نیست و پس از ثبت، گردآوری و طبقه بندی، استفاده از آن با اهدافی خاص میسر می گردد.
به این ترتیب می توان وجه اشتراک همه اقدامات مستندسازی را مکتوب نمودن هدفمند بخشی از دانسته ها و آگاهی های انسان دانست. از این دیدگاه به نظر میرسد تفاوت عمده تعاریف ارائه شده از مستندسازی، ناشی از کاربرد اطلاعات مستند شده و هدف نهایی از مستندسازی است.
مفهوم مستندسازی در مدیریت و بویژه مدیریت پروژه با مفهوم این اصطلاح از دیدگاه مدیریت دانش متفاوت است. در مستندسازی در مدیریت محور و واحد مستندسازی طرح یا رویدادی برنامه ریزی شده و از قبل پیش بینی شده است. طرح یا برنامه ای که بر اساس رویه ای قانونمند و مدون تهیه و تنظیم شده است و اکنون در پی بازکاوی و ارزیابی نحوه انجام آن می باشیم (در مقایسه با آنچه از قبل پیش بینی شده بود). در حالی که در مستندسازی از دیدگاه مدیریت دانش، هر تصمیم، رویداد و فعالیت مؤثر بر سازمان که در برگیرنده دانش آشکار و بویژه ضمنی سازمان است، ارزش مستندسازی دارد. از این دیدگاه فرآیند مستندسازی، ارزیابی تصمیمات و اقدامات انجام شده را در بر نخواهد گرفت. اگرچه از طریق دانش و اطلاعات گردآوری شده، بستری مناسب برای ارزیابی این اقدامات فراهم خواهد شد.
منافع و مزایای مستندسازی تجارب
اساسی ترین منافع مستندسازی تجربیات مدیران (از دیدگاه مدیریت دانش) را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
ثبت تاریخی، تحلیلی و نیز عملی تجارب، موفقیتها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین کنندۀ سازمان
فراهم آمدن زمینۀ ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران
فراهم گردیدن ابزاری برای توجه به ابعاد مختلف مسایل سازمانی و سازوکاری برای نگرش به مسایل سازمان از زوایای مختلف
فراهم شدن زمینه بازخوانی رویدادهای گذشته و امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان و مدیران آن
فراهم شدن زمینه های تسهیل و تقویت فرآیند یادگیری سازمانی
ابزاری برای خلق نظریه های بوم
ابزاری برای الگوبرداری از تجربیات
مستندسازی تجربیات سازمان می تواند با هدف الگوبرداری یا الگوسازی نیز انجام شود. الگوبرداری فرآیند یافتن و اجرای بهترین عملکرد است. فرآیند فوق بر این نگرش مبتنی است که با توجه به سازمانهای دیگر و یادگیری از آنها می توان به تغییرات جهشی دست یافت که تحقق آن برای سازمانهای دیگر، سالها طول کشیده است.
محتوای مستندسازی(چه چیز باید مستندسازی شود)؟
یادگیری سازمانی
یادگیری سازمانی را می توان چنین تعریف کرد: فرآیندی هوشیارانه، هدفمند، متعامل و پویا، مستمر، مداوم و رشدیابنده که از بازخوری مداوم، سریع و مؤثر در سطوح فردی، گروهی و سازمانی برخوردار است و تحت تأثیر فرآیندهای ادراکی و نیز شالودۀ دانستن یا منابع فرهنگی مورد استفاده افراد عمل میکند.
دانش سازمانی نهفته در پس تصمیمات و رویدادهای سازمانی را به عنوان مهمترین بخش از محتوای مستندسازی مدیران می توان مورد تأکید قرارداد. تبیین مستندسازی پیش از هر چیز مستلزم آگاهی از منشا و ماهیت تجارب سازمانی یعنی دانش سازمانی و نیز مدیریت دانش سازمانی است.
