نظام خودکار می تواند شناسگرهای 8 رقمی به همراه یک حرف و 7 عدد به صورت منحصر به فرد به هر سند منتشر شده اختصاص دهد و امکان جستجوی سریع و موثر را برای اسناد مختلف فراهم می کند. این نظام بین المللی رهگیری و شناسایی پیایندها از اواخر دهه 70 در سراسر جهان و از سال 1381 در ایران پیاده سازی شد.
اما منظور از پیایند چیست؟ پیایند یا اسناد منتشر شده سریالی به نشریاتی اطلاق می شوند که به صورت دوره ای در قالب نسخه های چاپی و یا الکترونیکی انتشار می یابند. این اسناد با توجه به زمان و یا شماره چاپ توسط شماره شاپا یا ISSN قابل پیگیری و رهگیری هستند. این اسناد منتشر شده یا پیایندها عبارتند از سالنامه، روزنامه، مجله، گزارشات مربوط به همایش های ادامه دار و انجمن های علمی و غیره را شامل می شود. باید توجه داشته باشید که شاپا (ISSN) اختصاص یافته به اسناد الکترونیکی با اسناد چاپی تا حدی متفاوت است. به شاپای (ISSN) اختصاص یافته به اسناد الکترونیکی اصطلاحا (e-ISSN) و برای نسخه های چاپی (p-ISSN) اطلاق می شود. خدمات شماره استاندارد بین المللی پیایندها (شاپا) می تواند به مراکز علمی و اطلاعاتی، کتابخانه ها، ناشران، فروشگاه های عرضه کننده کتاب، مراکز نمایه سازی، کارگزاران، مراکز چکیده نویسی و سایر مراکز آموزشگاهی و دانشگاهی کمک بسزایی کند.
فرمت شاپا (ISSN) بگونه ای است که شناسه 8 رقمی آن به وسیله یک خط فاصله (Hyphen) به دو شناسه 4 رقمی تقسیم می شود. آخرین کد شناسه می تواند یک عدد بین 0 تا 9 یا حرف X باشد که به عنوان عدد چک یا Check Digit شناخته می شود. زمانی که یک ناشر یا یک موسسه علمی و آموزشی درخواست کد شاپا می کند، مرکز ملی ISSN که همکاری نزدیکی با کتابخانه های ملی در هر کشوری دارد اقدام به صادر کردن یک کد شپای منحصر به فرد 8 رقمی برای سند مورد نظر میکند. این کد شاپا از طریق این سازمان دولتی در پاریس فرانسه صادر شده و در اختیار ناشر قرار می گیرد. کد شاپا برای اسناد صوتی و تصویری یا در اصطلاح مدیا نیز صادر می شود این کد که با عنوان ISSN-L شناخته می شود. کد شاپا لینکینگ (ISSN-L) به ناشرانی که فایل های صوتی و تصویری خودشان را در قالب سریالی یا مجموعه ای منتشر کرده اند و درخواست رسمی از موسسه ISSN دارند اختصاص می یابد.
کد شاپا لینکینگ (Linking ISSN) این امکان را برای مخاطبان فراهم می کند تا بتوانند تمامی ورژن های جدید و قدیم یک مدیا را از منبع اصلی آن پیگیری و رهگیری کنند. تمامی کدهای صادر شده بر اساس کد اولیه مربوط به نخستین ورژن منتشر شده، طراحی و صادر می شوند. لازم به ذکر است فرآیند های فنی مربوط به صدور کد شاپا (ISSN) توسط مرکز ملی بین المللی ISSN در پاریس و سایر مراکز بین المللی وابسته به ISSN انجام می گیرد. با توجه به اینکه این سازمان یک موسسه دولتی محسوب می شود تمامی مخارج آن توسط کشور فرانسه، کشورهای عضو یونسکو و سایر کشورهای عضو در سیستم ISSN پرداخت می شود. سهم هر کشور در تامین مخارج موسسه ISSN با توجه به میزان درآمد آنها از ارائه خدمات شاپا به ناشران و موسسات علمی و آموزشی تعیین می شود.
این موسسه بین المللی می تواند از فروش خدمات و انتشارات خودش درآمد داشته باشد و با گسترش نظام شبکه ای خودش در سیستم ISSN این درآمد را افزایش دهد. مرکز بین المللی ISSN علاوه بر فروش خدمات شاپا وظیفه طراحی و تخصیص کد شاپا به اسناد منتشر شده، تماس مداوم با ناشران ادواری و کنترل کتابشناختی را نیز بر عهده دارد که می تواند از آنها نیز کسب درآمد نماید.
با توجه به تبلیغات و ترویج سیستم شاپا در سراسر جهان در حال حاضر بیش از 239 کشور عضو این موسسه بین المللی بوده و این شبکه در حال گسترش است. اما لازم به ذکر است که موسسه بین المللی ISSN از طریق برخی از انتشارات های بین المللی به کشورهای غیر عضو نیز خدمات ثبت و صدور شاپا را ارائه می کند. در زمان ارائه خدمات شاپا (ISSN)، منبع یا همان نشانی الکترونیکی دسترسی به آنها نیز ثبت می شود تا به واسطه آن بتوان در صورت بروز هر گونه مشکل به فایل های اصلی دسترسی داشت و آنها را بازیابی نمود. مدیریت و پیگیری تمامی اسناد و پیایندهای متفاوتی که مداوما در قالب الکترونیکی و چاپی منتشر شده و بعضا ممکن است عنوان های مشابهی داشته باشند، کار بسیار دشواری است.
اما موسسه بین المللی ISSN با سیستم خودکار رهگیری و شناسایی منابع می تواند به سرعت و با دقت بسیار بالایی پیایندها را به هر زبان یا هر عنوانی بیابند. ملاک صدور کد شاپا مبتنی بر عنوان است تا فرمت پیایندها، بدین معنا که وقتی یک پیایند با عناوین مختلفی در رسانه های مختلف منتشر می شود برای هر کدام از آنها یک کد شاپا (ISSN) منحصر به فرد صادر می شود. اما زمانی که یک پیایند با یک عنوان مشابه در فرمت های مختلف منتشر می شود تنها یک کد شاپا به آن اختصاص می یابد. برای مثال نشریاتی که در قالب فایل صوتی، تصویری، نسخه چاپی و نسخه متنی الکترونیکی در اختیار کاربران قرار می گیرند و تمامی آنها عنوان یکسان و منبع مشابهی دارند یک کد شاپا دریافت خواهند کرد. لازم به ذکر است نشریات، مجلات و روزنامه هایی که تنها بخشی از متن آنها در دسترس کاربران قرار می گیرد و افراد نمی توانند تمام متن را در اختیار داشته باشند و مطالعه کنند، کد شاپا صادر نمی شود. برای مثال ژورنال هایی که تنها چکیده مقالات را در اختیار مخاطبان قرار می دهند نمی توانند درخواست کد یا خدمات شاپا کنند. همچنین صفحات وبسایت های شخصی و سایت های تجاری نیز نمی توانند شماره شاپا را دریافت کنند.
موسسه بین المللی ISSN این امکان را برای مخاطبان فراهم کرده است که به صورت مداوم بتوانند لیست شماره های شپا را مشاهده کرده و یا رکورد جدیدی بارگزاری کنند. به صورت میانگین بیش از 1000 کد جدید به لیست شاپا اضافه می شود و برخی خدمات این موسسه در قالب نسخه دمو به مدت یک ماه رایگان است اما برای استفاده مداوم از خدمات می بایست حق عضویت یکساله آن را خریداری کنید که هر سال مجددا برای دریافت آن نیاز به پرداخت مجدد وجود دارد. خدمات ISSN بسته به نوع آن قیمتی بین 920 تا 8500 یورو دارند. در بخش جستجوی شاپا این امکان برای کاربر وجود دارد که با توجه به 25 فاکتور مختلف از جمله عنوان پیایند، کد ISSN، زبان، نام ناشر، اسم نویسنده و غیره اقدام به پیگیری اسناد مورد نظرش کند.
حتی می توان وضعیت ارتباطی اسناد و پیایندها را در قالب نمودار درختی و ترتیب انتشار مشاهده و رهگیری نمود. بر اساس توافق انجام شده بین موسسه بین المللی ISSN و سازمان اروپایی صادر کننده EAN در بروکسل بلژیک، پیایندهایی که به صورت انبوه تولید و منتشر می شوند می بایست علاوه بر کد شاپا یک بارکد 13-EAN نیز دریافت کنند. این بارکد که بر روی بیشتر کالاهای اروپایی در سوپرمارکت ها و مغازه ها وجود دارد امکان تشخیص و رهگیری کالا در چرخه توزیع را تسهیل می کند. بر اساس آمار ارائه شده توسط موسسه بین المللی ISSN، سالانه چیزی در حدود 60 هزار کد شاپای جدید برای ناشران و متقاضیان صادر شده و تا کنون بیش از 1 میلیون کد در این سامانه به ثبت رسیده است که از این میان 80 هزار مورد آن تغییر کرده و یا اصلاح شده اند.
ثبت شاپا می تواند نظام تشخیص، سفارش گذاری و بررسی اصالت نشریات را در کتابخانه ها و تمامی مراکز علمی و پژوهشی نظامند و سازمان یافته کند. با توجه به این سیستم خودکار براحتی می توان اطلاعات نشریات را بروزرسانی و یا بازیابی نمود و در سریعترین زمان ممکن در اختیار مخاطبان و مشتریان آن نشریه قرار داد. کد شاپا یک راه حل اقتصادی و سریع برای ایجاد ارتباط بین نویسنده، ناشر، توزیع کننده و مخاطب هدف است و علاوه بر اینها می تواند کمک بسیار مناسبی برای پژوهشگران باشد تا در سریعترین زمان ممکن از نشریات ادواری مورد نظرشان استفاده کنند.
