نگارش پیش پروپوزال از هر نوعی که باشد ممکن است برای پژوهشگر استرس‌زا و ترسناک به نظر برسد. ارائه پیش پروپوزال صنعتی و تجاری علاوه بر جذاب بودن و متقاعد‌کننده بودن برای مخاطب می‌بایست به گونه‌ای نگارش شود که محتوای آن کاربردی و قابل پیاده‌سازی باشد. چرا که پیش پروپوزال صنعتی و تجاری برای اهداف کسب و کارها نگارش شده و می‌بایست توسعه و بهبود یک واحد تولیدی را مد‌نظر قرار دهد.
زمانی که شخص پژوهشگر اقدام به نگارش پیش پروپوزال تجاری یا صنعتی می‌کند در گام نخست می‌بایست مشکل پیش روی کسب و کار را به درستی شناسایی کند.
در بسیاری از مواقع یک صنعت دچار مشکل فروش، تولید، بازاریابی و یا بهره وری می‌شود که در نهایت به صورت مستقیم سودآوری شرکت را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در این مرحله نیاز است که یک پژوهشگر متخصص با رویکردی خلاقانه و تحلیلگر وارد کسب و کار شده و برای مشکل پیش رو یک راه حل دقیق و کاربردی ارائه دهد. بدین منظور همواره تاکید می‌شود که در پیش پروپوزال صنعتی و تجاری، شخص نگارنده باید در وهله اول مشکل پیش روی واحد تولیدی را به درستی شناسایی کند و در نهایت برای حل آن مشکل راه حل ارائه نماید.
که در این مسیر ایجاد جذابیت محتوایی در پیش پروپوزال در اولویت سوم و پایانی بعد از شناسایی مشکل و ارائه راه حل قرار خواهد گرفت. پیش پروپوزال صنعتی و تجاری که به آن پیش پروپوزال تکنیکال (Technical preproposal)، بیانیه کاری (Statement of Work) یا پیش پروپوزال پروژه‌ای (Project Preproposal) نیز می‌گویند با هدف معرفی یک محصول خاص، ارائه یک راه حل فنی برای یک کسب و کار و یا ایجاد ارتباط سازمانی میان دو صنعت مختلف شکل گرفته و طراحی می‌شود. با توجه به ابعاد و اهداف مختلف یک پیش پروپوزال صنعتی و تجاری، می‌توان سه رویکرد اصلی برای آماده‌سازی آن درنظر گرفت.
- هدف از نگارش پیش پروپوزال را مشخص کرده و بصورت دقیق تعیین کنید که قصد انجام چه کارهایی را دارید.
- دلیل و اهمیت اجرایی شدن و پیاده سازی پیش پروپوزال را تبیین کنید.
- برنامه کاری، زمانبندی و بودجه بندی پروژه را کاملا قانع‌کننده و قابل اجرا تدوین نمایید.
اگر بخواهیم ویژگی‌های ساختاری یک پیش پروپوزال تجاری خوب و با کیفیت را تعریف کنیم، یکی از آنها قطعا ظاهر و ساختار حرفه‌ای است که اصطلاحا به آن(Look Professional) می‌گویند. بدین معنا که هر پیش پروپوزالی اعم از دانشگاهی، تجاری یا موضوعی می‌بایست در یک قالب استاندارد آماده شود. از طرف دیگر یک پیش پروپوزال ایده آل می‌بایست از نظر فنی بسیار قوی باشد تا بتواند نظر مخاطبان را به خود جلب کند. به طور کلی یک پیش پروپوزال تجاری و صنعتی در حالت استاندارد دارای بخش‌های زیر خواهد بود:
خلاصه اجرایی(Executive Summary): یک محتوای مختصر در مورد ماهیت پروژه، اهداف و چرایی انجام پروژه است که یک دید کلی از پیش پروپوزال به مخاطب می‌دهد. در این بخش می‌توانید بر رویکردهای مدیریتی و فنی پروژه به صورت خلاصه تاکید کرده و یک سری اطلاعات کلی در مورد نوع محصول، راه حل یا زمینه ارتباطی که قصد دارید با سازمان مورد نظر ایجاد کنید، ارائه نمایید.
محتوای این بخش حداکثر یک صفحه از پیش پروپوزال صنعتی و تجاری را در برمیگیرد و تعداد کلمات آن می‌تواند بین 500 تا 1000 کلمه متغیر باشد. در این بخش معمولا دو موضوع تخصصی به نام‌های مشکل تحقیق (Statement of Problem) و هدف پروژه (Objective) را مورد بررسی قرار خواهید داد. در بخش مشکل تحقیق (Statement of Problem) در پیش پروپوزال تجاری یک توضیح مختصر در مورد سازمان و اهمیت پروژه داده می‌شود. پیش از اینکه اهمیت پروژه را برای سرمایه‌گذار یا مخاطب بیان کنید می‌بایست سازمان و موسسه خود را به درستی معرفی کنید.
در زمان معرفی سازمان سعی کنید نکاتی را بیان کنید که نشان‌دهنده سابقه و تخصص شما است و می‌تواند مخاطب را قانع کند که شما و تیم سازمانی‌تان قابلیت‌های لازم برای حل مشکل را دارید. بعد از اینکه مخاطب را در مورد قابلیت‌های خودتان متقاعد کردید، باید سعی کنید که مشکل پیش روی سازمان را به درستی معرفی کرده و برنامه قابل قبولی برای آن ارائه نمایید.
در بخش اهداف (Objective) باید محصولات، خدمات و یا نیازهای مشتریان و بازار مورد نظرتان را معرفی کرده و بگویید چگونه این ویژگی‌ها می‌توانند مشکل شناسایی شده را برطرف کنند.
رویکرد فنی(Technical Approach): بسیاری از پژوهشگران گمان می‌کنند که که در پیش پروپوزال صنعتی و تجاری باید تمام جزئیات راه حل را ارائه کنند و مشکل را به طور کامل بر طرف کنند. البته این موضوع صحت دارد که راه حل یک موضوع هر چه جامع‌تر و دقیق‌تر تدوین شود می‌تواند نتیجه مطلوب‌تری در پی داشته باشد اما لزومی ندارد که در مرحله اول در پیش پروپوزال تجاری و صنعتی تمامی ابعاد و جنبه ها را شناسایی کرده، مشکلات را برطرف نموده و استراتژی‌های نوینی برای هر مشکل در آینده ارائه نمایید.
بهترین استراتژی در نگارش پیش پروپوزال تجاری و صنعتی این است که یک راه حل تخصصی برای برطرف کردن مشکل در اولین مرحله ارائه شود. در بخش رویکرد فنی(Technical Approach) یک برنامه تخصصی با توجه به مسائل شناسایی شده و به مخاطب ارائه می‌گردد. این برنامه ممکن است شامل فرآیند معرفی یک محصول جدید، ارائه یک خدمت منحصر به فرد، فعالیت در یک بازار جدید، سرمایه‌گذاری بر روی مشتریان جدید و یا ایجاد یک ارتباط سازمانی باشد.
در این بخش معمولا باید توضیحات جامعی را در مورد سوالات مطرح شده زیر ارائه نمایید.
سوال اول این است که چه فرآیندهایی برای ارائه راه حل طی شده است و آیا این راه حل قابل اتکا خواهد بود یا خیر. برای اینکه بتوانید به این سوال پاسخ دقیق بدهید باید در مرحله اول مشکلات را به درستی شناسایی کرده باشید و در مرحله بعد برنامه‌ای قابل اجرا مبتنی بر مستندات موجود ارائه نمایید.
سوال دوم این است که چرا باید این رویکرد فنی را انتخاب کرد و چه مزیتی برای کسب و کار دارد. برای پاسخ به این سوال باید مزایا و نقاط قوت پروژه‌تان را بیان نموده و مزیت رقابتی پروژه‌تان نسبت به سایرین را برای مخاطبان تبیین کنید.
سوال سومی که در بخش رویکرد فنی(Technical Approach) باید به آن پاسخ دهید این است که روش ارزیابی و پیشرفت عملکرد چگونه است. برای اینکه بتوانید به این سوال پاسخ دهید باید درمرحله اول برنامه، زمانبندی عملیاتی و تقسیم وظایف را مشخص کنید و در مرحله دوم با توجه به جدول زمانبندی یک ابزار ارزیابی عملکرد برای پیشرفت پروژه ارائه نمایید.
و سوال آخر در زمان نگارش پیش پروپوزال صنعتی و تجاری این است که گزینه‌های جایگزین و یا به عبارتی پلنB شخص در صورت ناموفق بودن راه حل اصلی چه خواهد بود که توصیه می‌شود حتما یک پلن جایگزین حتی با توضیحات مختصر در پیش پروپوزال در بخش رویکرد فنی در نظر داشته باشید.
بودجه‌بندی(Budget): در این بخش می‌بایست یک تخمین دقیق در مورد هزینه‌های پروژه انجام دهید. برای اینکه بتوانید بوجه‌بندی پروژه خودتان را با حاشیه امنیت بیشتری در نظر داشته و در طی پیاده‌سازی پروژه با کمبود بودجه مواجه نشوید می‌بایست به نکته زیر توجه کنید:
تا جایی که امکان دارد هزینه‌های پروژه را دقیق ارزیابی کنید اما برای اینکه بتوانید از بودجه خود مطمئن باشید، سعی کنید که مبلغ پیشنهادی در پیش پروپوزال را اندکی بالاتر در نظر بگیرید. برای هر بخش از بودجه‌بندی معادل 10-20% خطای محاسباتی لحاظ نمایید. سعی کنید پیش از ارائه بودجه‌بندی پروژه از میزان هزینه کرد سازمان آگاهی حاصل کنید.
برای مثال در صورتی که بودجه لازم برای اجرای پروژه شما 20 میلیارد تومان باشد و حداکثر مبلغ قابل اختصاص از طرف شرکت برای اجرای پروژه 10 میلیارد تومان باشد در نهایت پروژه شما نمی‌تواند نظر سرمایه‌گذاران را جلب کند و رد خواهد شد. سعی کنید نحوه تخصیص بودجه به پروژه مورد نظرتان را به دقت تعیین کنید. بدین معنا که شخص باید نحوه و نوع تخصیص بودجه را با جزئیات بسیار بالا و زمانبندی دقیق ارائه نماید که برای مخاطبان و سرمایه گذاران ملموس و قابل اندازه‌گیری باشد.
پیش پروپوزال - پروپوزال - بیان مسئله