می‌توانیم اسم آن را پیش پروپوزال موضوعی، سند مفهومی (Concept Paper)، کاغذ سفید(White Paper)یا هر چیز دیگر بگذاریم، اما چیزی که امروزه قابل ملاحظه است این است که بسیاری از کسب و کارها و سرمایه‌گذاران این سند را در اولویت تصمیم‌گیری قرار می‌دهند. بسیاری از سازمان‌ها، مدیران، سرمایه‌گذاران و مخاطبان زمانی که با یک موضوع جدید مواجه می‌شوند نیاز به اطلاعاتی مختصر در مورد آن دارند تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند.
نگارش پیش پروپوزال موضوعی به پژوهشگر این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مختصر و مفیدی را در یک زمینه یا موضوع خاص که لزوما تجاری یا دانشگاهی نیست در اختیار مخاطبان خود قرار دهد. ارائه پیش پروپوزال موضوعی بر خلاف پیش پروپوزال دانشگاهی و تجاری اندکی دشوارتر است، چرا که بخشبندی و فاکتورهای محتوایی در آن، بسته به موضوع، هدف پژوهشگر و نوع مخاطب متفاوت خواهد بود.
اگر بخواهیم یک مثال ملموس‌تر برای پیش پروپوزال موضوعی ارائه کنیم بهترین انتخاب "مصاحبه شغلی"است. فرض کنید شما به عنوان یک متخصص IT برای استخدام در یک شرکت بزرگ و معتبر کاندید شده‌اید و اولین قدم برای شروع به کار در آن شرکت انجام مصاحبه از طرف شخص مدیر یا مسئول گزینش خواهد بود. در فرآیند مصاحبه سوالاتی مرتبط با سابقه شغلی، پیشینه تحصیلی، تسلط به نرم افزارهای مشخص و غیره از فرد مصاحبه شونده پرسیده میشود و یک دید کلی به مدیر یا مسئول استخدام داده میشود.
نگارش پیش پروپوزال موضوعی نیز دقیقا مشابه مصاحبه شغلی است که به فرد سرمایهگذار یا مدیر موسسه یک دید کلی از موضوع مورد نظر شما خواهد داد و ابعاد مختلف موضوع را برای مخاطب شما مشخص می‌کند. همواره توجه داشته باشید که نوشتن یک پیش پروپوزال موضوعی استاندارد و دقیق برای شخص نگارنده یک مزیت رقابتی نسبت به سایرین ایجاد می‌کند و شانس وی را برای گرفتن پذیرش بالا می‌برد. از مهمترین دلایلی که موجب رد شدن پیش پروپوزال موضوعی شما از طرف شخص سرمایهگذار و یا مدیر یک موسسه میشود، می‌توان به کوتاه و ناقص بودن اطلاعات داخل پیش پروپوزال، محتوای غیر مرتبط و غیر استاندارد و در نهایت عدم وجود جذابیت در محتوای ارائه شده، اشاره کرد.
این طرز فکر که پیش پروپوزال موضوعی یک پروپوزال مختصر شده و کوتاه شده است کاملا اشتباه بوده و نتایج نامطلوبی در پی خواهد داشت. هدف از نگارش پیش پروپوزال موضوعی جذب کردن مخاطب و ترغیب وی برای مطالعه پروپوزال و طرح اصلی است.
بنابراین اولویت اول در نگارش پیش پروپوزال ایجاد جذابیت و ترغیب مخاطب است که نیاز به دانش، مهارت و تجربه بالایی دارد. همان‌طور که پیشتر بیان کردیم، پیش پروپوزال موضوعی با توجه به هدف، عنوان و مخاطب می‌تواند محتوا و بخش‌بندی‌های متفاوتی داشته باشد اما برای نگارش یک طرح پیشنهادی قابل قبول نیاز است که یک بخشبندی و چارچوب استاندارد ارائه کنیم. در ادامه سعی می‌کنیم 4 بخش اصلی که در پیش پروپوزال‌های موضوعی مشترک است را ارائه کنیم.
خلاصه موضوعی (Summary): این بخش اولین، مهمترین و اساسی‌ترین قسمت در پیش پروپوزال موضوعی است که می‌تواند در نگاه اول مخاطب را جذب یا دفع کند. در این بخش به ارائه خلاصه‌ای از اهداف اصلی طرح، ماهیت موضوع، معرفی آن و سایر مباحث مرتبط اشاره شده و مخاطب را ترغیب به بررسی بیشتر پیش پروپوزال می‌کنیم. در صورتی که این بخش از پیش پروپوزال نتواند نظر مخاطبان را به خود جلب کند به احتمال بسیار زیاد طرح ارائه شده توسط شما رد خواهد شد.
به این بخش از پیش پروپوزال موضوعی، خلاصه اجرایی یا Executive Summary نیز گفته میشود. بدین معنا که فاکتورهای اجرایی و جذاب موضوع مورد‌نظر می‌بایست در این بخش مطرح شوند. از جمله این موارد می‌توان به اهداف اصلی پروژه، معرفی موضوع، ماهیت پروژه، روش پیاده‌سازی و اجرای آن، محدودیت‌های زمانی، پیشبینی درآمدی، برنامه انجام و پیشبرد آن اشاره کرد که باتوجه به موضوع انتخابی شما برخی از این توضیحات حذف شده و مباحث جدید اضافه خواهند شد.
اطلاعات سازمانی (Organizational Information): اهمیت نگارش اطلاعات سازمانی در پیش پروپوزال موضوعی بسیار بالا است، چرا که کاربرد موضوع مطرح شده و همچنین راه‌حل را به مخاطب نشان می‌دهد. این بخش در پیش پروپوزال دانشگاهی مقدمه (Introduction) و در پیش پروپوزال تجاری و صنعتی با عنوان شرح پروژه (Project Description) شناخته میشود. معمولا در این بخش کاربرد یک پروژه، اهداف اجرایی و راه‌حل‌های مستند ارائه میشود.
در این بخش همچنین در صورت وجود حمایت سازمانی از طرح شما میتوانید خلاصه‌ای از فعالیت‌ها و پیشینه اجرایی همکاران‌تان ارائه نمایید. محتوای ارائه شده در این بخش نباید بسیار طولانی بوده و موجب خستگی مخاطب نسبت به محتوای پیش پروپوزال شود. ازجمله موارد مهمی که در این بخش ارائه می‌شوند عبارتند از معرفی سازمان و موسسه حامی پروژه، خلاصه‌ای از برنامه اجرایی که می‌بایست در بخش بعدی به صورت تکمیلی آن را بیان کرد، مزیت‌ها و نقاط قوت‌کاری شما نسبت به سایر رقبا، تبیین موضوع مورد‌نظر و اهمیت آن در برطرف کردن مشکلات پیش روی سرمایه‌گذاران و در‌نهایت سابقه اجرایی و موفقیت‌های پیشین سازمان برای جذب بیشتر و بهتر مخاطبان به طرح پیشنهادی.
توجه داشته باشید که در زمان نوشتن پیش پروپوزال موضوعی خصوصا ارائه بخش اطلاعات سازمانی میتوانید از تصاویر، جداول، نمودار و اشکال آماری نیز استفاده کنید. هیچگاه سعی نکنید اطلاعات اضافی از کارکنان سازمانی، کارکنان عملیاتی پروژه و مطالب غیر مرتبط به عنوان مورد نظرتان را در پیش پروپوزال موضوعی بگنجانید، چرا که حجم بالای مطالب و وجود مباحث غیر مرتبط در این بخش می‌تواند تاثیر منفی بر تصمیم نهایی سرمایهگذار داشته باشد.
برنامه کاری (Work Plan): این بخش به برنامه عملیاتی و اجرایی در پیش پروپوزال موضوعی اشاره دارد که می‌بایست منطبق بر مشکل بیان شده در بخش قبلی ارائه و تبیین گردد. معمولا به این بخش برنامه کار و مسئله (Problem and Work Plan) گفته میشود، چرا که پس از ارائه توضیحاتی دقیق در مورد مشکل موجود و پیش روی سرمایه‌گذاران اقدام به ارائه برنامه‌ای مدون و قابل اجرا برای حل مشکل می‌کنیم.
این بخش در پیش پروپوزال موضوعی با عناوینی مانند برنامه عملیاتی (Action Plan) و حوزه کاری (Scope of Work) نیز شناخته میشود. در این بخش شخص پژوهشگر باید بتواند یک برنامه زمانی و مرحله‌ای برای پیشبرد پروژه ارائه کرده و جزئیات عملیاتی آن را در هر مرحله بیان کند. مطالب موجود در این بخش از پیش پروپوزال موضوعی معمولا به صورت یک جدول زمانی به همراه جزئیات عملیاتی مربوط به هر بخش و تقسیم‌بندی مسئولیتی مسئولان اجرایی پروژه ارائه میشود.
بطور کلی اگر بخواهیم برنامه کاری (Work Plan) را در یک قالب استاندارد تعریف کنیم باید بگوییم بخشی از پیش پروپوزال موضوعی است که به سوالات زیر پاسخ می‌دهد:
- برای برطرف کردن مشکل قصد انجام چه کاری را دارید؟
- چطور می‌خواهید پروژه مورد نظرتان را پیاده‌سازی کنید؟
- برنامه زمانی برای پیاده‌سازی پروژه چگونه خواهد بود؟
- هر شخص در این پروژه چه نقش‌ها و مسئولیت‌هایی را برعهده دارد؟
- و در نهایت معیار و ابزار برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه چگونه تعریف شده است؟
همواره به یاد داشته باشید کیفیت و کاربردی بودن یک طرح، با برنامه عملیاتی و اجرایی آن سنجیده میشود. اگر در زمان ارائه پیش پروپوزال موضوعی یک برنامه کاری (Work Plan) غیر قابل اجرا و بی‌کیفیت ارائه کنید به احتمال زیاد طرح شما با شکست مواجه خواهد شد. بنابراین توجه داشته باشید که برنامه عملیاتی و اجرایی در پیش پروپوزال موضوعی تضمین‌کننده موفقیت یا شکست پروژه شما خواهد بود.
بودجه‌بندی (Budget): جذاب‌ترین و تاثیرگذارترین بخش از پیش پروپوزال موضوعی در تصمیم‌گیری نهایی یک سرمایهگذار سرفصل مربوط به بودجه‌بندی است. در این بخش هزینه‌های انجام پروژه پیشبینی شده و نقش مالی و حمایتی هر شخص یا موسسه به عنوان سرمایهگذار و یا همکار در طرح مورد نظر مشخص میشود. اما فاکتوری که در پیش پروپوزال موضوعی وجود دارد که آن را از سایر طرح های پیشنهادی متمایز می‌کند نوع و ارائه قالب بودجه‌بندی خواهد بود.
بطور کلی برای تدوین بخش بودجه‌بندی به صورت کاملا استاندارد نیاز است که 3 فاکتور اصلی را مورد توجه قرار دهیم که هر شخص با توجه به عنوان مورد‌نظرش می‌تواند یکی از این فاکتورها را حذف کرده یا فاکتور جدیدی به آن بیافزاید.
اولین فاکتور بودجه‌بندی در پیش پروپوزال موضوعی مربوط به تخمین هزینه انجام طرح(Cost Estimation) است که در آن یک پیشبینی دقیق مبتنی بر اسناد و برنامه عملیاتی در هر فاز به سرمایهگذار ارائه میشود.
دومین فاکتور مربوط به تخمین هزینه‌های غیرقابل پیشبینی یا برنامه‌ریزی نشده است که با عنوان تشدید هزینه (Cost Escalation) از آن یاد میشود. معمولا در بودجه‌بندی پروژه یک بازه هزینه‌ای به عنوان هزینه‌های پیشبینی نشده در نظر گرفته میشود تا در صورت تغییر روند پروژه و افزایش قیمت‌ها، پروژه کنسل نشود.
سومین و مهمترین فاکتور تخصیص بودجه(Cost Assignment) است که به وسیله آن شخص پژوهشگر بر اساس برنامه زمانی و مرحله‌ای می‌تواند هزینه اختصاص یافته به هر فاز عملیاتی را ارائه و تبیین نماید. سعی کنید هزینه‌ها در بخش بودجه‌بندی بگونه‌ای ارائه شوند که در مقابل درآمدها و منافع حاصل از عملیاتی شده پروژه قابل توجیه باشند تا شانس شما برای پذیرش طرح بالاتر برود.
پیش پروپوزال دانشگاهی - پیش پروپوزال غیر دانشگاهی - پروپوزال غیر دانشگاهی