• پیش پروپوزال موضوعی 2
  • پیش پروپوزال موضوعی 1

می توانیم اسم آن را پیش پروپوزال موضوعی، سند مفهومی (Concept Paper)، وایت پیپر (White Paper) یا هر چیز دیگر بگذاریم، اما چیزی که امروزه قابل ملاحظه است این است که بسیاری از کسب و کارها و سرمایه گذاران این سند را اولویت تصمیم گیری قرار می دهند. بسیاری از سازمانها، مدیران، سرمایه گذاران و مخاطبان زمانی که با یک موضوع جدید مواجه می شوند نیاز به اطلاعاتی مختصر در مورد آن دارند تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند. نگارش پیش پروپوزال موضوعی به پژوهشگر این امکان را می دهد تا اطلاعات مختصر و مفیدی را در یک زمینه یا موضوع خاص که لزوما تجاری یا دانشگاهی نیست در اختیار مخاطبان خود قرار دهد. ارائه پیش پروپوزال موضوعی بر خلاف پیش پروپوزال دانشگاهی و تجاری اندکی دشوارتر است، چرا که بخشبندی و فاکتورهای محتوایی در آن، بسته به موضوع، هدف پژوهشگر و نوع مخاطب متفاوت خواهد بود. اگر بخواهیم یک مثال ملموستر برای پیش پروپوزال موضوعی ارائه کنیم بهترین انتخاب مصاحبه شغلی است. فرض کنید شما به عنوان یک متخصص IT برای استخدام در یک شرکت بزرگ و معتبر کاندید شده اید و اولین قدم برای شروع به کار در آن شرکت انجام مصاحبه از طرف شخص مدیر یا مسئول گزینش خواهد بود. در فرآیند مصاحبه سوالاتی مرتبط با سابقه شغلی، پیشینه تحصیلی، تسلط به نرم افزارهای مشخص و غیره از فرد مصاحبه شونده پرسیده می شود و یک دید کلی به مدیر یا مسئول استخدام داده می شود. نگارش پیش پروپوزال موضوعی نیز دقیقا مشابه مصاحبه شغلی است که به فرد سرمایه گذار یا مدیر موسسه یک دید کلی از موضوع مورد نظر شما خواهد داد و ابعاد مختلف موضوع را برای مخاطب شما مشخص می کند. همواره توجه داشته باشید که نوشتن یک پیش پروپوزال موضوعی استاندارد و دقیق برای شخص نگارنده یک مزیت رقابتی نسبت به سایرین ایجاد می کند و شانس وی را برای گرفتن پذیرش بالا می برد. از مهمترین دلایلی که موجب رد شدن پیش پروپوزال موضوعی شما از طرف شخص سرمایه گذار و یا مدیر یک موسسه می شود می توان به کوتاه و ناقص بودن اطلاعات داخل پیش پروپوزال، محتوای غیر مرتبط و غیر استاندارد و در نهایت عدم وجود جذابیت در محتوای ارائه شده، اشاره کرد. این طرز فکر که پیش پروپوزال موضوعی یک پروپوزال مختصر شده و کوتاه شده است کاملا اشتباه بوده و نتایج نامطلوبی در پی خواهد داشت. هدف از نگارش پیش پروپوزال موضوعی جذب کردن مخاطب و ترغیب وی  برای مطالعه پروپوزال و طرح اصلی است. بنابراین اولویت اول در نگارش پیش پروپوزال ایجاد جذابیت و ترغیب مخاطب است که نیاز به دانش، مهارت و تجربه بالایی دارد. همانطور که پیشتر بیان کردیم پیش پروپوزال موضوعی با توجه به هدف، عنوان و مخاطب می تواند محتوا و بخش بندی های متفاوتی داشته باشد اما برای نگارش یک طرح پیشنهادی قابل قبول نیاز است که یک بخش بندی و چارچوب استاندارد ارائه کنیم. در ادامه سعی میکنیم 4 بخش اصلی که در پیش پروپوزال های موضوعی مشترک است را ارائه کنیم.


 خلاصه موضوعی (Summary): این بخش اولین، مهمترین و اساسی ترین قسمت در پیش پروپوزال موضوعی است که می تواند در نگاه اول مخاطب را جذب یا دفع کند. در این بخش به ارائه خلاصه ای از اهداف اصلی طرح، ماهیت موضوع، معرفی آن و سایر مباحث مرتبط اشاره شده و مخاطب را ترغیب به بررسی بیشتر پیش پروپوزال می کنیم. در صورتی که این بخش از پیش پروپوزال نتواند نظر مخاطبان را به خود جلب کند به احتمال بسیار زیاد طرح ارائه شده توسط شما رد خواهد شد. به این بخش از پیش پروپوزال موضوعی، خلاصه اجرایی یا Executive Summary نیز اطلاق می شود. بدین معنا که فاکتورهای اجرایی و جذاب موضوع مورد نظر می بایست در این بخش مطرح شوند. از جمله این موارد می توان به اهداف اصلی پروژه، معرفی موضوع، ماهیت پروژه، روش پیاده سازی و اجرای آن، محدودیتهای زمانی، پیشبینی درآمدی، برنامه انجام و پیشبرد آن اشاره کرد که باتوجه به موضوع انتخابی شما برخی از این توضیحات حذف شده و مباحث جدید اضافه خواهند شد. 


  • اطلاعات سازمانی (Organizational Information): اهمیت نگارش اطلاعات سازمانی در پیش پروپوزال موضوعی بسیار بالا است، چرا که کاربرد موضوع مطرح شده و همچنین راه حل را به مخاطب نشان می دهد. این بخش در پیش پروپوزال دانشگاهی مقدمه (Introduction) و در پیش پروپوزال تجاری و صنعتی با عنوان شرح پروژه (Project Description) شناخته می شود. معمولا در این بخش کاربرد یک پروژه، اهداف اجرایی و راه حل های مستند ارائه می شود. در این بخش همچنین در صورت وجود حمایت سازمانی از طرح شما می توانید خلاصه ای از فعالیت ها و پیشینه اجرایی همکاران تان ارائه نمایید. محتوای ارائه شده در این بخش نباید بسیار طولانی بوده و موجب خستگی مخاطب نسبت به محتوای پیش پروپوزال شود. ازجمله موارد مهمی که در این بخش ارائه می شوند عبارتند از معرفی سازمان و موسسه حامی پروژه، خلاصه ای از برنامه اجرایی که می بایست در بخش بعدی بصورت تکمیلی آن را بیان کرد، مزیت ها و نقاط قوت کاری شما نسبت به سایر رقبا، تبیین موضوع مورد نظر و اهمیت آن در برطرف کردن مشکلات پیش روی سرمایه گذاران و در نهایت سابقه اجرایی و موفقیت های پیشین سازمان برای جذب بیشتر و بهتر مخاطبان به طرح پیشنهادی. توجه داشته باشید که در زمان نوشتن پیش پروپوزال موضوعی خصوصا ارائه بخش اطلاعات سازمانی می توانید از تصاویر، جداول، نمودار و اشکال آماری نیز استفاده کنید. هیچگاه سعی نکنید اطلاعات اضافی از کارکنان سازمانی، کارکنان عملیاتی پروژه و مطالب غیر مرتبط به عنوان مورد نظرتان را در پیش پروپوزال موضوعی بگنجانید، چرا که حجم بالای مطالب و وجود مباحث غیر مرتبط در این بخش می تواند تاثیر منفی بر تصمیم نهایی سرمایه گذار داشته باشد. 

  • برنامه کاری (Work Plan): این بخش به برنامه عملیاتی و اجرایی در پیش پروپوزال موضوعی اشاره دارد که می بایست منطبق بر مشکل بیان شده در بخش قبلی ارائه و تبیین گردد. معمولا به این بخش Problem and Work Plan اطلاق می شود، چرا که پس از ارائه توضیحاتی دقیق در مورد مشکل موجود و پیش روی سرمایه گذاران اقدام به ارائه برنامه ای مدون و قابل اجرا برای حل مشکل می کنیم. این بخش در پیش پروپوزال موضوعی با عناوینی مانند برنامه عملیاتی (Action Plan) و حوزه کاری (Scope of Work) نیز شناخته می شود. در این بخش شخص پژوهشگر باید بتواند یک برنامه زمانی و مرحله ای برای پیشبرد پروژه ارائه کرده و جزئیات عملیاتی آن را در هر مرحله بیان کند. مطالب موجود در این بخش از پیش پروپوزال موضوعی معمولا به صورت یک جدول زمانی به همراه جزئیات عملیاتی مربوط به هر بخش و تقسیم بندی مسئولیتی مسئولان اجرایی پروژه ارائه می شود. بطور کلی اگر بخواهیم برنامه کاری (Work Plan) را در یک قالب استاندارد تعریف کنیم باید بگوییم بخشی از پیش پروپوزال موضوعی است که به سوالات زیر پاسخ می دهد: برای بر طرف کردن مشکل قصد انجام چه کاری را دارید، چطور می خواهید پروژه مورد نظرتان را پیاده سازی کنید، هر شخص در این پروژه چه نقشها و مسئولیت هایی را برعهده دارد، برنامه زمانی برای پیاده سازی پروژه چگونه خواهد بود و در نهایت معیار و ابزار برای اندازه گیری پیشرفت پروژه چگونه تعریف شده است. همواره به یاد داشته باشید کیفیت و کاربردی بودن یک طرح، با برنامه عملیاتی و اجرایی آن سنجیده می شود. اگر در زمان ارائه پیش پروپوزال موضوعی یک برنامه کاری (Work Plan) غیر قابل اجرا و بی کیفیت ارائه کنید به احتمال زیاد طرح شما با شکست مواجه خواهد شد. بنابراین توجه داشته باشید که برنامه عملیاتی و اجرایی در پیش پروپوزال موضوعی تضمین کننده موفقیت یا شکست پروژه شما خواهد بود. 
  • بودجه بندی (Budget): جذابترین و تاثیرگذارترین بخش از پیش پروپوزال موضوعی در تصمیم گیری نهایی یک سرمایه گذار سرفصل مربوط به بودجه بندی (Budget) است. در این بخش هزینه های انجام پروژه پیش بینی شده و نقش مالی و حمایتی هر شخص یا موسسه به عنوان سرمایه گذار و یا همکار در طرح مورد نظر مشخص می شود. اما فاکتوری که در پیش پروپوزال موضوعی وجود دارد که آن را از سایر طرح های پیشنهادی متمایز می کند نوع و ارائه قالب بودجه بندی خواهد بود. بطور کلی برای تدوین بخش بودجه بندی بصورت کاملا استاندارد نیاز است که 3 فاکتور اصلی را مورد توجه قرار دهیم که هر شخص با توجه به عنوان مورد نظرش می تواند یکی از این فاکتورها را حذف کرده یا فاکتور جدیدی به آن بیافزاید. اولین فاکتور بودجه بندی در پیش پروپوزال موضوعی مربوط به تخمین هزینه انجام طرح یا Cost Estimation است که در آن یک پیشبینی دقیق مبتنی بر اسناد و برنامه عملیاتی در هر فاز به سرمایه گذار ارائه می شود. دومین فاکتور مربوط به تخمین هزینه های غیرقابل پیشبینی یا برنامه ریزی نشده است که با عنوان Cost Escalation از آن یاد می شود. معمولا در بودجه بندی پروژه یک بازه هزینه ای به عنوان هزینه های پیش بینی نشده در نظر گرفته می شود تا در صورت تغییر روند پروژه و افزایش قیمتها، پروژه کنسل نشود. سومین و مهمترین فاکتور تخصیص بودجه یا Cost Assignment است که به وسیله آن شخص پژوهشگر بر اساس برنامه زمانی و مرحله ای می تواند هزینه اختصاص یافته به هر فاز عملیاتی را ارائه و تبیین نماید. سعی کنید هزینه ها در بخش بودجه بندی بگونه ای ارائه شوند که در مقابل درآمدها و منافع حاصل از عملیاتی شده پروژه قابل توجیه باشند تا شانس شما برای پذیرش طرح بالاتر برود.