راهنمای ارسال مقاله علمی به مجلات داخلی و خارجی
پس از انتخاب قطعی مجله مورد نظر، قسمت راهنمای نويسندگان آن را با دقت بخوانيم. در واقع مقاله مابايد در چارچوب مورد نظر آن مجله تنظيم شده باشد، در غير اين صورت مقاله ما از جانب سردبير برگشت داده خواهد شد يا در صورت پذيرش اوليه، مراحل بررسی طولانی تری را پشت سر خواهد گذاشت. هر چه بيشتر به اين قسمت اهميت دهيم، سردبير نسبت به مقاله ما ديد بهتری پيدا ميكند.دستورالعمل كلی مجله ها برای تنظيم مقاله ها تقريباً مشابه است.
صفحه عنوان، چكيده، واژگان كليدی،مقدمه، مواد و روشها، نتايج، بحث، نتيجه گيری و مرجع ها، بخش هايي هستند كه حتماً بايد وجود داشته باشند، اما اينكه آنها به دنبال هم آورده شوند يا هر يك در صفحه های جداگانه اي قرار گيرند، فاصله بين خط ها چقدر باشد، از چه فونت و قلمی استفاده شود، حجم هر قسمت حداكثر چقدر باشد، مرجعها با چه روشی نوشته شوند و مطالبی از اين دست، به چارچوب مورد نظر مجله بستگی دارد. اكثر مجله ها ترجيح ميدهند شكلها و جدولها در صفحاتی جداگانه درج شوند، نه لابه لای متن؛ بنابراين برای هر شكل يا جدول، صفحه ای مستقل اختصاص می دهيم.
نكته مهم آن است كه هنگام اِعمال تغييرات مورد نظر مجله، مراقب باشيم كه مطلبی اشتباهاً پاك نشود.روش ايده آل آن است كه هم زمان با تأليف مقاله، يعنی از همان زمان كه بررسی متون را انجام ميدهيم،
مجله مورد نظرمان را انتخاب و با مطالعه راهنمای نويسندگان، شيوه نوشتن را به سبك مورد نظر آن مجله در آوريم.
صفحه عنوان
از آنجا كه مجلات مختلف دستورالعمل هاي گوناگونی برای تنظيم اين قسمت در نظر می گيرند، در اينجا نيزبايد به راهنمای نويسندگان مجله مراجعه كنيد. به طور كلی صفحه عنوان، دربردارنده عنوان مقاله در بالا واسامی نويسندگان در پايين است. نام و نام خانوادگی كامل نويسندگان، بالاترين درجه علمی، سِمتها، موقعيت آكادميك، آدرس و نام گروه يا مؤسسه ای كه پژوهش در آنجا انجام شده است بايد ذكر گردد.قسمت پايين صفحه به مشخصات نويسنده مسئول مكاتبات، شامل نام و نام خانوادگی، درجه علمی، آدرس دقيق پستی، تلفن، فكس (با ذكر كد بين المللی كشور) و پست الكترونيك آكادميك تعلق دارد.
آماده سازی قبل از ارسال
پس از انجام تغييرات، چندين نوبت ديگر مقاله را بخوانيم و در صورت امكان، از همكاران با تجربه و مورداعتمادمان بخواهيم آن را مطالعه و نقايص احتمالی را برای ما مشخص كنند. تصميم گيرنده نهايی ماهستيم. بهتر است مقاله را به يك نفر كه به زبان انگليسی مسلط تر از ماست نيز بدهيم. ساده نويسی،روانی مطلب و قابل فهم بودن آن اهميت زيادی در جلب نظر مثبت سردبير دارد. حتماً با فعال كردن گزينه كنترل املا و گرامر كلمات نرم افزارادیتور مثلا microsoft word ، غلطهای املايی و گرامری متن را برطرف نماييم.
نهايتاً خودمان،املای تك تك كلمات را چك كنيم، زيرا اين نرم افزار قادر به شناسايی املای لغات و اصطلاحات تخصصی نیست.
تهيه نامه همراه cover letter
نامه كوتاهی كه در آن با مخاطب قرار دادن سردبير، درخواست خود را برای بررسی وچاپ مقاله ارسالی مطرح ميكنيم، نامه همراه نام دارد. در واقع اولين چيزی كه سردبير پيش از رؤيت مقاله با آن مواجه خواهد شد، همين نامه است كه اگر در بردارنده نكات لازم باشد، ديدگاه مثبتی نسبت به مقاله ارسالی در وی ايجاد خواهد كرد.
برخي مجله ها در قسمت راهنمای نويسندگان، نكاتی را ذكر ميكنند كه رعايت آنها در نامه همراه الزاميست. برخي مجلات نيز فرم خاصي براي نامه همراه طراحی كرده اند كه پس از ذخيره سازی آن از روی سايت مجله، صرفاً جاهای خالی آن را پر ميكنيم و بعد ارسال میکنیم. اگر چنين چيزی وجود نداشت، به روشی استاندارد نامه را تنظيم كنيم.
ارسال مقاله به مجله submit
اكنون آماده ارسال مقاله هستيم. در حال حاضر اكثر مجلات، دريافت مقاله به روش های الکترونیکی را ترجيح ميدهند، زيرا اين روش امن تر و سريعتر است. فايل مقاله را به فرمت Word يا PDF تهيه و از جديدترين ويرايش آنها استفاده كنيم. سپس فايل PDF را مجدداً با دقت بخوانيم تا مطمئن شويم تمام حروف، اعداد ونمادها به درستی منعكس شده اند. از نمادهای غير استاندارد استفاده نكنيم. در سايت اينترنتی برخی مجلات معتبر، گزينه ای وجود دارد كه با كليك كردن بر روی آن، وارد مراحل ارسال آنلاين مقاله ميشويم. به اين ترتيب كه صفحات متعددی باز ميشوند و از ما ميخواهند عنوان،اسامی نويسندگان، آدرس، تلفن، فكس، پست الكترونيك و متن اصلی مقاله را وارد كنيم. در هر قسمت بايد آنچه را كه از ما خواسته شده است از روی متن مقاله كپی كنيم و در كادر مربوطه قرار دهيم.
مجلاتي كه هنوز به سيستم ارسال آنلاين مقاله تجهيز نشده اند، از ما ميخواهند مقاله مان را بر اساس دستورالعملی كه در قسمت راهنمای نويسندگان ارائه شده است، تنظيم و در كنار نامه همراه، به پست الكترونيك سردبير ارسال نمائيم. در اين صورت متن پست الكترونيك را نامه همراه تشكيل مي دهد كه مقاله به آن ضمیمه و الصاق الکترونیکی attachment شده است.روش ديگر، ارسال از طريق پست ميباشد. بدين منظور بايد علاوه بر نامه همراه، سه تا پنج نسخه از مقاله راپرينت بگيريم و همراه با ديسكت يا سي دی حاوی متن مقاله، شكل ها و جدول ها به آدرس پستی مجله ارسال كنيم. از پست سفارشی استفاده كنيم و رسيد آن را تا حصول اطمينان از رسيدن بسته نزد خود نگاه داريم.
پس از ارسال مقاله بايد منتظر دريافت نامه اعلام وصول از جانب سردبير باشيم كه به پست الكترونيك يا آدرس پستی ما ارسال می شود و مشخص ميكند مقاله به دست آنها رسيده و در حال بررسی است. ممكن است به ما يك كد چند رقمی نيز ارائه شود تا پی گيريهای بعدی از طريق آن انجام شوند.
روند بررسی و داوری مقاله
اكنون زمان انتظار فرا رسيده است. اميدوار باشيم و در عين حال خود را برای رويارويی با هر پاسخی از سوي مجله آماده كنيم.ممكن است مقاله ما به سرعت از جانب سردبير مورد پذيرش واقع شود. اين اتفاق نادر هنگامي رخ ميدهد كه ايده تحقيقاتي ما واقعاً تازه و جالب باشد. حالتی كه عمدتاً رخ می دهد آن است كه مقاله پس ازغربالگری اوليه و اولويت بندی توسط سردبير يا هيأت سردبيری، در اختيار چند داور يا كارشناس قرارميگيرد تا به دقت آن را ارزيابی نمايند.
داوران موظفند در بازه زمانی كه در اختيار دارند، مقاله را نقد و بررسی و نظراتشان را اعلام كنند. معمولاً فرمی در اختيار داور قرار مي گيرد تا بر اساس آن، بكر بودن، كيفيت و نقاط ضعف و قوت مقاله را بررسيكند.اظهار نظر داوران بايد كاملاً بي طرفانه باشد. برخی مجلات با پوشاندن اسم نويسندگان مقاله ای كه به داورمی سپرند، سعی می كنند به اين هدف نزديك تر شوند.در حالی كه پنهان داشتن نام داور از نويسنده اقدامي رايج محسوب مي شود، اما برخي مجلات از شماميخواهند داور مقاله تان را خودتان پيشنهاد كنيد.
مثلاً پيشنهاد داور در سری مجلات BMC اجباريست، يعني اگر داور پيشنهاد نكنيد، مقاله شما مورد بررسی قرار نخواهد گرفت. در سری مجلات BMJ پيشنهاد داور اختياری است؛ يعنی به شما اجازه داده می شود كه سه تا چهار داور پيشنهاد كنيد. امروزه مسئله پيشنهاد كردن داوران به روندی رو به رشد در ميان مجلات تبديل شده است. برای پيدا كردن داوران بهترين راه استفاده از مراجع مقاله خودمان است، زيرا پژوهش شما در راستای پژوهش ساير افرادي است كه درآن زمينه كار كرده اند؛ البته نه آنهايی كه مخالف عقايد و نظرات ما هستند. نكته مهم آن است كه به هيچوجه حق تماس گرفتن با داوری كه برميگزينيد را نداريد، حتی اگر كسی باشد كه با او آشنا باشيد.
زمان داوری
زمان داوری و ارائه نتايج در مجلات مختلف با هم فرق ميكند. متأسفانه اين زمان در مورد مجلات داخلی بعضاً تا يك سال طول ميكشد. به طور كلی، چنانچه پس از گذشت 6 ماه از دريافت نامه وصول به سردبيرجوابی دريافت نكرديم، با مجله تماس بگيريم. ميتوانيم از تلفن، فاكس، ايميل يا ارسال نامه پستی استفاده كنيم. اگر با گذشت دو ماه باز هم جوابی دريافت نكرديم، مجدداً با مجله تماس بگيريم و اگر باز هم جوابی نگرفتيم ديگر هيچ مقاله ای به اين مجله ارسال نکنیم.
سرنوشت مقاله پس از داوری
مقاله ما پس از داوری در اختيار سردبير قرار مي گيرد. سردبير، محوری ترين نقش را در تصميم گيري نهايی بر عهده دارد. وضعيت مقاله پس از تصميم سردبير معمولاً به يكی از صورتهای زير خواهد بود:
- پذيرش برای چاپ
- پذيرش برای چاپ پس از اصلاحات جزئی
- پذيرش برای چاپ پس از اصلاحات كلی
- بررسی مجدد احتمالی برای چاپ پس از اصلاحات اساسی
- بررسی احتمالی برای چاپ در قالب نامه به سردبير يا گزارش كوتاه
- غير قابل چاپ
اصلاح و بازبينی
مجلات خارجی عمدتاً پس از گذشت 6–3 ماه جواب پذيرش، نياز به اصلاح يا رد مقاله را پس از بررسی توسط داوران ارائه مي كنند. ممكن است مقاله ما بدون هيچگونه نياز به تغيير مورد پذيرش قرار گيرد، اما اين اتفاق كمتر رخ ميدهد. دراكثر موارد به بازبينی و اصلاح مقاله نياز پيدا ميكنيم. به اين مفهوم كه سردبيربا اعلام پذيرش مشروط مقاله، از ما ميخواهد تغييرات جزئی يا كلی را كه براساس نظرات داوران برای ما فهرست گرديده است در مقاله اِعمال كنيم تا مقاله ما مجدداً بررسی شود.
در اين صورت معمولاً يك بازه زمانی برای ما تعيين ميگردد تا اصلاحات مورد نظر را انجام دهيم. اگر مدت زيادی از زمان ارسال مقاله می گذرد، مراجع آن را به روز كنيم. حتی المقدور سعی كنيم كار اصلاح را پيش از تمام شدن فرصتی كه در اختيارمان گذاشته شده به پايان رسانيم. چنانچه در مورد خاصی، اصلاح آنگونه كه مورد نظر مجله است ممكن نیست، ميتوانيم با سردبير مكاتبه كنيم و دلايل خود را در اين باره ذكر نماييم. پس از اتمام كار، مجدداً مقاله مان را با فرض اينكه از نو آن را نوشته ايم، مورد بررسی قرار دهيم و پس ازكسب اطمينان از اصلاح كليه موارد اشاره شده از سوی داوران، آن را ارسال نماييم.
پذيرش و چاپ مقاله
پس از آن كه مقاله ما مورد پذيرش قرار گرفت، به خودمان تبريك بگوييم. اعتماد به نفس ارزشمندی كه به دست آورده ايم را به عنوان نيروی محركه پژوهش های بعديمان حفظ كنيم، اما هرگز دچار غرور نشويم. روزانه مقالات صدها محقق مانند ما در سراسر جهان پذيرش مي شوند. پس از پذيرش مقاله و پيش از چاپ آن، ويرايش نهايی انجام می شود كه گستردگی آن در مجلات مختلف متفاوت است.
اين ويرايش شامل غلط گيری املايی، اصلاح علائم نقطه گذاری، روان سازی جملات، رفع ابهامات گـرامری، و بررسی بخش هايی است كه احتمال خطا در آنها زياد است (چكيده، قسمتهای آماری، شكل ها، جدول ها و مراجع). در دفتر سردبيری برخی مجلات، برطرف سازی اين گونه اشكالات به ويراستارفني سپرده می شود.
پس از اين مرحله، نسخه آماده برای چاپ مقاله در اختيارمان قرار مي گيرد تا برای آخرين بار بررسی ونهايتاً آن را تأييد كنيم. در اين مرحله، مقاله ما حتی به لحاظ صفحه آرايی، مانند نسخه ای است كه درمجله چاپ خواهد شد. بايد تك تك لغات را آرام و بسيار دقيق بخوانيم تا كليه غلط های تايپی احتمالی را، به ويژه در جدول ها پيدا كنيم. چنانچه اشتباهی در نسخه چاپ شده در مجله يافت شود، مسئوليت آن تماماً بر عهده خودمان خواهد بود. در اين مرحله مجاز نيستيم تغييرات عمده ای ايجاد كنيم. حداكثر ميتوانيم يك يا دو كلمه را تغيير دهيم. برخی از مجلات دستورالعملهای خاصی برای اصلاح نسخه پيش ازچاپ مقاله دارند كه بايد به آنها دقيقاً عمل كنیم.
رد شدن مقاله Reject
مقاله ما ممكن است بدون داوری و مستقيماً از جانب سردبير رد شود. رد شدن سريع مقاله علل مختلفی دارد و همواره به معنای كم ارزش بودن مقاله ما نيست. ممكن است مقاله اصلاً در حيطه علمی مورد علاقه آن مجله نباشد. اين مشكل به ويژه در مورد مجلات تخصصی و فوق تخصصی پيش می آيد كه علاقمند به چاپ موضوعات خاصی هستند.
البته اين احتمال نيز وجود دارد كه سردبير به دليل كهنه وتكراری بودن موضوع مقاله آنرا رد كرده باشد. رعايت نكردن نكاتی كه هنگام تنظيم نامه همراه و بخشهاي مختلف مقاله گفته شد نيز در رد شدن مقاله بی تاثير نيست.اگر مقاله ما پس از بررسی توسط داوران و جمع بندی نظرات آنها مردود تشخيص داده شود، سردبير درقالب يك نامه محترمانه ضمن اعلام اين مطلب، نظرات داوران را به ما منعكس ميكند.نظرات داوران را به دقت بررسی كنيم و آنها را در مقاله مان اعمال کنیم.
داوران بدون اينكه نياز باشد از آنها تشكر كنيد، مقاله ما را خوانده اند و عيب و ايرادات آنرا گرفته اند. از اين بابت خوشحال باشيم و بدانيم كه در صورت ارسال مجدد به مجله ديگر، شانس چاپ مقاله مان بيشتر ميشود. حتی توصيه ميشود چنانچه زمان به ما اجازه ميدهد، ابتدا مقاله مان را برای مجله ای كه عامل تأثير نسبتاً بالايی دارد و هر مقاله آن توسط چند داور بررسی می شود بفرستيم تا از جانب داوران مورد بررسی قرار گيرد، آنگاه (به شرطی كه سريعاً رد نشده باشد) با اعمال نظرات ارائه شده از سوب داوران، مقاله را براب مجله اب با عامل تأثير كمتربفرستيم.
اين كار، شانس پذيرش را افزايش ميدهد. نوشتن نامه به سردبير با هدف عوض كردن تصميم و يا اعتراض نسبت به نظر داوران، معمولاً مشكل را حل نميكند و به اعتبار ما نيز لطمه ميزند. چنانچه حدس ميزنيم داور مربوطه در چندين مورد دچار اشتباه شده يا گمان ميكنيم سوء تفاهم كوچكی پيش آمده است، ميتوانيم نامه محترمانه ای به سردبير بفرستيم و استدلال خود را مطرح كنیم. ما مجاز هستيم هر زمان كه صلاح بدانيم، مقاله ای را كه ارسال كرده ايم، با ارسال يك نامه به سردبير بازپس بگيريم، هرچند اين كار اعتبار ما را نزد مجله مورد نظر مخدوش می كند.
افیلیشن نویسی - رفرنس نویسی - ORCID