تجزیه و تحلیل پروژه (Project Analysis): طرحی توجیهی (Feasibility Study Report) این امکان را به مدیران می دهد که بتوانند نگاه دقیقتری به پروژه کرده و مواردی از قبیل هزینه ها، درآمد، سوددهی احتمالی، بهره وری، اثربخشی محصولات و خدمات و بازار هدف را مورد بررسی قرار دهند. طرح های توجیهی معمولا از زوایای بهره وری و مالی به یک پروژه در حال شروع می پردازند و با اطلاعاتی صحیح در مورد بازار هدف امکان سودآوری و مشتریان بالقوه را شناسایی می کنند.
لازم به ذکر است که قبل از ارائه طرح توجیهی باید از صحت اطلاعات اطمینان کافی را داشته باشید چرا که در صورت وجود نقصان و یا مشکل در داده های خام در نهایت تحلیل و نتیجه گیری های این گزارش دچار مشکل شده و مدیران را درگیر تصمیم های اشتباه خواهد کرد. سالانه پروژه های بسیار زیادی در جهان با وجود داشتن طرح های توجیهی دچار شکست و فروپاشی می شوند چرا که اطلاعات را از منابع نادرستی گردآوری کرده و یا در ارائه نتایج اغراق کرده اند.
کاهش ریسک (Risk Mitigation): یکی دیگر از جنبه های مثبت طرح توجیهی (FSR) امکان کاهش ریسک از دست دادن سرمایه و شکست پروژه است. زمانی که شما با اطلاعات و آمادگی کامل وارد یک صنعت شده و یک کسب و کار را شروع می کنید امکان شکست و از دست رفتن سرمایه به صورت قابل توجهی کاهش خواهد یافت، چرا که روندها، رقبا، مشتریان و بازار هدف را قبل از ورود مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داده اید و آمادگی رویارویی با آنها را دارید. همانطور که بیان کردیم طرح توجیهی می تواند میزان ریسک را به صورت قابل ملاحظه ای کاهش دهد اما نمی تواند بطور کلی آن را محو کرده و به صفر برساند.
بسیاری از روندها و بحران ها خصوصا در اقتصادهای در حال توسعه به صورت کاملا ناگهانی بروز کرده و کسب وکارها را درگیر میکنند. بنابراین وجود طرح توجیهی لازمه شروع یک کسب و کار است اما تضمینی برای بدون ریسک بودن آن پروژه نیست. سعی کنید این موارد را در بخش Constraints در طرح توجیهی بگنجانید و با ذکر این فاکتورها جنبه واقعی تر و ملموس تری به گزارش تان بدهید.
آموزش کارکنان (Staff Training): یک طرح توجیهی خوب و مبتنی بر اطلاعات واقعی می تواند قبل از شروع یک پروژه مدیران و سرمایه گذاران را در مورد وجود روندهای خاص در بازار آگاه کند. مدیران با آگاهی از این روندها می توانند تیم هایی متخصص و کارمندانی با تجربه ای را در حوزه های مورد نظر استخدام کرده و متناسب با بازار هدف و روندهای آن بتوانند سود و منافع مالی را برای سازمان تضمین کنند.
فرض کنید یک طرح توجیهی در صنعت پوشاک نشان می دهد که مشتریان فعال در بازار پوشاک و البسه تمایل بسیار زیادی به خرید محصولات سفارشی شده (Customized) و آنلاین (Online Shopping) دارند. در همین راستا مدیران و سرمایه گذاران قبل از شروع کسب و کار سعی می کنند افراد متخصص در حوزه طراحی سایت، فروشگاه های آنلاین و IT را جذب کرده و در آموزش های لازم را فراهم نمایند.
زمانی که می خواهید تصمیم بگیرید آیا طرح توجیهی (FSR) شما قانع کننده است یا خیر باید اول در مورد مخاطب هدفتان فکر کنید. آیا قصد دارید این طرح را در اختیار یک موسسه اقتصادی قرار دهید و سرمایه مورد نظرتان را به واسطه آنها تامین کنید؟
در این صورت باید ببینید اهداف و برنامه های این سازمان از سرمایه گذاری چیست؟ آیا این شرکت به دنبال منافع اقتصادی و سودهای عملیاتی است و یا به دنبال سرمایه گذاری بر روی پروژه های عام المنفعه، دانش بنیان و گسترش اشتغال آفرینی. بنابراین پیش از تهیه و تدوین طرح توجیهی باید اهداف و رویکرد مخاطبان هدف در زمینه سرمایه گذاری را مشخص کرده و در گزارش بر روی آن تمرکز کنید.
برای اینکه بتوانید یک طرح توجیهی خوب بدون توجه به تفاوتهایی مانند بازار هدف، محصول، صنعت، مخاطب هدف و غیره را نگارش کنید نیاز است که بخش های استاندارد زیر را در آن بگنجانید.
مقدمه (Introduction): این بخش از طرح توجیهی اولین و مهمترین بخش از این گزارش است که می تواند تصمیم گیران و سرمایه گذاران را ترغیب به مطالعه طرح پیشنهادی شما کند. در بخش مقدمه باید خواسته ها و نیازهای مخاطبان هدف را شناسایی کرده و هدف قرار دهید. برای مثال بر جنبه های اقتصادی و سودآوری پروژه و یا کارآفرینی و خلاقانه آن تاکید داشته باشید. سعی کنید علاوه بر جنبه های مادی و یا اشتغال زایی بر مزیت رقابتی و ارزش افزوده ای که محصولات و خدمات شما برای مشتریان به همراه دارد نیز تمرکز کنید.
اما در مورد کلیات محتوای مقدمه در طرح توجیهی باید به این نکته اشاره کنیم که این بخش بر روی مسائل پیش روی کسب و کار و یا صنعت تمرکز داشته و بر ارائه راه حل استوار است. راه حل همان طرح توجیهی است که شما به سرمایه گذار، تصمیم گیرندگان و یا مدیران معرفی می کنید.
اطلاعات زمینه ای (Background Information): در بخش اطلاعات زمینه ای هرگونه اطلاعات مهم در ارتباط با کسب و کار و یا محصول به مخاطبان ارائه می شود. این اطلاعات عبارتند از خلاصه فعالیت های اجرایی و عملیاتی سازمان، تاریخچه ای از مسئله پیش روی سازمان و یا مشتریان، اطلاعات فنی و تخصصی و هرگونه داده مهم در ارتباط با موضوعی که اقدام به نگارش طرح توجیهی در ارتباط با آن کرده اید. این داده ها و اطلاعات می توانند توجه مخاطب را به مسئله پیش رو افزایش داده و اهمیت آن را بالا ببرند.
در بخش اطلاعات زمینه ای فرصت برای شما فراهم می شود تا مخاطبان را نسبت به مسئله پیش روی صنعت و یا کسب و کار کنجکاو کرده و در نهایت با ارائه راه حل همراه با تجزیه و تحلیل آنها را متقاعد به سرمایه گذاری کنید.
موارد ضروری (Requirement): این بخش را معمولا با نام Criteria and Constraints یا همان معیارها و محدودیت ها نیز می شناسند.
در بخش موارد ضروری یا همان معیارها (Criteria) به خروجی های حاصل از بررسی پرداخته شده و فاکتورهای موثر بر پیشرفت و عملیاتی شدن موفق پروژه ارائه می شوند. فرض کنید یک کسب و کار در حوزه گردشگری اقدام به بررسی بازار و صنعت گردشگری کرده و متوجه می شود مسائل مهمی از قبیل مشکل در خریدهای آنلاین، انتقال پول از منابع خارج کشور، خدمات پس از فروش، ارتباط با مشتری، وجود افراد متخصص، قیمت بالای پکیج های مسافرتی، کیفیت پایین خدمات، خدمات اقامتی ضعیف و پاسخگویی به شکایات از جمله نقاط ضعف و مشکلات پیش روی این صنعت هستند.
بر همین اساس شخص محقق اقدام به استخراج فاکتورهای تاثیر گذار (Criteria) در این رابطه کرده و آنها را مواردی از قبیل ضعف در سیستم خرید و فروش آنلاین، کیفیت پایین خدمات آژانس های مسافرتی و ارائه خدمات ضعیف در مراکز اقامتی شناسایی می نماید.
این فاکتورها به شما و مدیران کمک میکند که درک مناسبتری از راه حل داشته و بتوانند آن را با مشکلات پیش رو سازمان مقایسه کنند. در همین راستا تصمیم گیرندگان مشخص می کنند که راه حل ارائه شده توسط شما در بخش ارزیابی تا چه اندازه می تواند این فاکتورهای اساسی را پوشش دهد.
از طرف دیگر برای عمق بخشیدن به طرح توجیهی و دوری از اغراق بهتر است بخشی با نام محدودیت ها یا Constraints را نیز به آن بیافزایید. چرا که به مدیران و سرمایه گذاران نشان می دهد که هیچ راه حلی بدون نقص نیست و همواره باید بر جنبه های واقع گرایانه یک راه حل تمرکز داشته باشیم و نه اغراق و خیالبافی! در همین راستا سعی کنید عواملی را معرفی کنید که ممکن است بر روند تحقیق و شناسایی فاکتورها تاثیرگذار بوده و یا در آینده موجب تاثیرگذاری بر دستاوردهای پروژه می شوند.
ارزیابی (Evaluation): یکی از تخصصی ترین بخش ها در نگارش طرح توجیهی بخش مربوط به ارزیابی است. در این بخش شما به عنوان یک محقق پس از بررسی ها و تجزیه و تحلیل های فراوان در بخش های قبلی باید یک راه حل درست، سودساز، کاربردی و منطقی ارائه دهید. پس از آنکه عوامل و فاکتورهای مختلف تاثیرگذار در پیشرفت و یا عدم پیشرفت یک کسب و کار را شناسایی نمودید حال نوبت به آن رسیده است که راه حلی ارائه نمایید که تمامی فاکتورهای ذکر شده در بخش قبل را پوشش می دهد.
در بخش ارزیابی علاوه بر ارائه بهترین گزینه از نظر خودتان باید تمامی گزینه ها و راه حل های موجود را نیز ارائه کرده و با استراتژی هایی که در حال حاضر توسط شما و یا رقبا در حال انجام است، مقایسه کنید.
مثال قبل را در نظر بگیرید که شما پس از بررسی های دقیق به این نتیجه می رسید که تمرکز بر روی راه اندازی یک سایت اطلاع رسانی در حوزه گردشگری می تواند بهترین گزینه برای شما و سرمایه گذاران باشد. اما آیا گزینه های دیگری نیز وجود دارد؟ آیا رقبای شما از این روش استفاده می کنند؟ آیا تا بحال نمونه ای از آن در کشور پیاده سازی شده است؟ الگوی خارجی برای آن وجود دارد؟ آیا آنها موفقیت هایی در این زمینه بدست آورده اند؟ تمامی این موارد در ارتباط مستقیم با بخش ارزیابی و ارائه راه حل در توجیهی است.
نتیجه گیری (Conclusion): در این بخش که خلاصه ای از کل طرح توجیهی ارائه می شود، می بایست به نتایج حاصل از پیاده سازی پروژه اشاره کنید. در این بخش باید مشخص کنید که راه حل ارائه شده توسط شما چطور می تواند مشکل پیش روی سازمان و یا مشتریان را حل کند. یا چطور می تواند درآمد و سودی که ادعا کرده اید را برای سرمایه گذاران فراهم نماید.
سعی کنید در ارائه نظرات تان جانبدانه و اغراق آمیز سخن نگویید و بیشتر بر واقعیت های موجود و دستاوردهای منطقی پروژه تاکید کنید. چرا که سرمایه گذاران تمامی جنبه های طرح توجیهی را بررسی کرده و در صورت وجود اطلاعات نادرست و یا جانبدارانه دید منفی نسبت به گزارش پیدا خواهند کرد.
نگارش مقدمه برای پایان نامه - چگونه باید از پایان نامه دفاع کرد؟ - پلاجریسم، تشابه جویی