پیش پروپوزال (Pre-proposal) که اصطلاحا به آن مقاله سفید (White Paper) یا (LOI (Letter of Intent نیز گفته می شود یک گزارش کوتاه در مورد یک مشکل ساختاری و راه حل مقابله با آن است. پیش پروپوزال نامه ای است که به واسطه آن میتوان اطلاعات مختصری در مورد یک مشکل سازمانی یا سیستمی در جامعه ارائه نمود و راه حل آن را نیز متعاقبا در قالب یک مدل مفهومی بیان کرد. نباید دچار این سوء برداشت شوید که محتوای پیش پروپوزال به دلیل مختصر بودن می تواند کلی و غیر علمی باشد. بلکه محتوای پیش پروپوزال به طور کلی باید مبتنی بر منابع علمی، داده های آماری، مقالات، جداول و نمودارهای تحلیلی باشد. معمولا دو نوع شناخته شده و پرکاربرد از پیش پروپوزال در محیط صنعتی و آکادمیک وجود دارد که عبارتند از:
1. بک گراند یا پیش زمینه ای (Backgrounder Preproposal): این نوع از پیش پروپوزال که به عنوان "بک گراند" یا "سابقه ای" نیز شناخته می شود به دنبال تقویت و بهبود یک فرآیند موجود در سازمان یا جامعه است. برای مثال در یک سازمان به دنبال بهبود فرآیند تولید، افزایش بهره وری، ارتقاء کیفیت محصولات موجود، ارتقاء سیستم لجستیک و یا تقویت روندهای کنونی تصمیم گیری در سازمان است.
2. حل مسئله ای (Problem-solution Preproposal): این نوع از پیش پروپوزال معمولا با هدف شناسایی یک مشکل و برطرف کردن آن از طریق ارائه راه حل مطرح می شود. پیش پروپوزال حل مسئله ای بسیار مورد توجه مدیران سازمانی و صنعتی قرار خواهد گرفت چرا که معمولا شناسایی و برطرف کردن مشکلات درون سازمانی می تواند تاثیر زیادی بر سوددهی و موفقیت شرکت داشته باشد.
نوع دیگری از پیش پروپوزال نیز وجود دارد که با عنوان گزارشی یا Report نیز شناخته می شود و معمولا به دلیل عدم تطابق با ماهیت حل مسئله ای در پروپوزال و پژوهش نمیتوان آن را یک پیش پروپوزال قلمداد کرد. پیش پروپوزال گزارشی معمولا به دنبال ارائه آمار و اطلاعات موجود در شرکت به تصمیم گیران و مدیران سازمانی است و هیچگونه فرآیندی مرتبط با حل یک مسئله سازمانی و یا بهبود فرآیند سازمانی را طی نمیکند. هدف اصلی و اهمیت نگارش پیش پروپوزال برای این است که بتواند مدیران و یا اساتید شما را نسبت به یک مشکل در جامعه یا سازمان آگاه کرده و راه حل منطقی و قابل اجرایی برای آن ارائه نماید. اما برای اینکه بتوانید یک پیش پروپوزال خوب و متقاعد کنند نگارش کنید باید نکات زیر را رعایت کنید.
1. انتخاب عنوان دقیق: عنوان پیش پروپوزال شما به عنوان تابلوی بیلبورد برای پروژه اصلی شماست و میتواند تصمیم گیران، اساتید و مدیران را نسبت به قبول یا عدم قبول تحریک کند. چنانچه نسبت به ضرورت انجام تحقیق اطمینان دارید باید با انتخاب موضوع جذاب تاثیر مثبت و موثری بر خواننده بگذارید.
2. ضرورت تحقیق متقاعد کننده: بخشی از پیش پروپوزال که معمولا در مقدمه بیان میشود و در آن باید سعی کنید مزایا و منافع انجام تحقیق را ذکر کنید. با بیان داده های آماری و مزایای مالی حاصل از انجام تحقیق می توانید آنها را ترغیب کنید که تحقیق شما را پذیرفته و بودجه لازم برای پیاده سازی آن را در اختیارتان بگذارند.
3. اجتناب از ارائه داده ها غلط: وجود هرگونه داده های اشتباه در تحقیق، پلاجریسم، مشکلات نگارشی و غلط های املایی می تواند دیدگاه مدیران و اساتید را نسبت به پیش پروپوزال منفی کند.
4. اطلاعات ضعیف: چنانچه اطلاعات ضعیفی در حوزه موضوع تحقیق داشته باشید نمی توانید تصمیم گیران را نسبت به قبول پیش پروپوزال متقاعد کنید. بنابراین سعی کنید پیش از ارائه آن کاملترین و صحیح ترین اطلاعات را از منابع معتبر جمع آوری کنید.
5. طراحی ضعیف: پیش پروپوزال ها معمولا ساختار استاندارد و مشخصی دارند و در زمان نگارش باید از این دستورالعمل پیروی کنید. سعی کنید بررسی های لازم را انجام دهید تا اطلاعات ناقص یا ناکافی ارائه نشوند.
(LOI (Letter of Intent - تفاوت پروپوزال و پیش پروپوزال - Problem-solution Preproposal