توصیه نامه (Recommendation Letter) یا نامه مرجع (Reference Letter) یا در شکل ساده آن مرجع (Reference)
یک مدرک تهیه شده توسط اساتید و کارفرمای شما است که در آن به ارزیابی توانمندی ها، استعدادها، شخصیت و کیفیت کار شما پرداخته می شود. نامه مرجع یا توصیه نامه بیشتر در موارد شغلی، تحصیلی و یا بورسیه تحصیلی تاثیر بسیار زیادی داشته و به کرات مورد استفاده قرار می گیرد. برای مثال دانشجویی که قصد اپلای و پذیرش تحصیلی از دانشگاه های معتبر خارج کشور را دارد ضروری است که در هنگام بارگذاری مدارک خود در سایت دانشگاه مقصد، نامه مرجع یا توصیه نامه را نیز آماده نماید.
یکی از دلایلی که دانشگاه مقصد از دانشجو درخواست بارگذاری توصیه نامه را میکند این است که دریابد شخص مورد نظر (Applicant) چه ویژگی های شخصیتی و یا توانمندی های منحصر بفردی در ارتباط با رشته مورد نظر دارد. این نامه به نوعی مهر تاییدی بر ویژگی ها و توانمندی های دانشجو بوده و به سابقه تحصیلی و پژوهشی او اعتبار خواهد داد. بسیاری از دانشگاه ها از دو روش Paper-Based و Online برای سابمیت توصیه نامه در سایت دانشگاه استفاده می کنند.
در روش اول یا همان Paper-Based شخص دانشجو می بایست یک نامه در قالب فایل PDF به همراه مهر و امضای استاد تهیه کرده و آن را در سایت دانشگاه سابمیت کند و معمولا این نامه در یک قالب مشخص و مورد نظر دانشگاه تهیه و آماده می شود. نوع دوم برای بارگذاری نامه مرجع (Reference Letter)، استفاده از لینک دسترسی و ارسال از طریق ایمیل است. در این فرآیند دانشگاه مقصد از شما به عنوان Applicant درخواست میکند که یک آدرس ایمیل معتبر مربوط به دو یا سه نفر از اساتیدتان را ارائه نمایید. سپس بصورت خودکار از طرف دانشگاه یک لینک دسترسی به آدرس ایمیل فرستاده شده و استاد شما با کلیک بر روی آن به صفحه ای مشخص برای بارگذاری فایل و یا نوشتن متنی در مورد شما هدایت می شود. استاد شما در این صفحه به سه روش می تواند توصیه نامه را ارائه کند.
روش اول بارگذاری یک فایل PDF با مهر و امضای خودش است، روش دوم پر کردن یک فرم نظر سنجی به صورت آنلاین است و روش سوم تایپ کردن یک متن مشخص در کادر مخصوص به توصیه نامه می باشد. سعی کنید پیش از ارائه آدرس ایمیل استادتان با او هماهنگی های لازم جهت ارائه توصیه نامه را انجام دهید و فرآیند انجام و بارگذاری آن را به دقت برای وی تشریح نمایید.
یکی از موارد بسیار ضروری در توصیه نامه، انتخاب فرد مناسب برای نوشتن توصیه نامه است. بطور کلی شخصی که قصد دارد نامه مرجع یا توصیه نامه به شما بدهد باید با خصوصیات اخلاقی، روش های کاری، استعداد ها و نحوه عملکرد شما آشنایی داشته باشد، در غیر این صورت توصیه نامه نتیجه مطلوبی نخواهد داشت. یک شخص ایده آل برای گرفتن توصیه نامه باید ویژگی های زیر را داشته باشد:
آشنایی و احساس مثبت: شخصی که قصد دارد توصیه نامه به شما بدهد باید با خصوصیات اخلاقی، رفتاری و کاری شما آشنا باشد و احساس مثبتی نسبت به عملکرد شما داشته باشد. فرض کنید قصد دارید یک توصیه نامه از یکی از اساتید دانشگاه تان بگیرید، اما این شخص به هیچوجه اطلاعات صحیحی از عملکرد شما در کلاس درس نداشته و به خوبی نمی تواند کارها، فعالیت ها و پروژه های کلاسی شما را به خاطر بیاورد. آیا این شخص می تواند فرد مناسبی برای گرفتن توصیه نامه باشد؟ قطعا جواب این سوال خیر است.
از طرف دیگر فرض کنید همین استاد بخوبی کارها و پروژه های کلاسی شما را به یاد دارد ولی احساس مثبتی نسبت به شما یا عملکردتان در دانشگاه ندارد. در نتیجه در زمان نگارش یک متن توصیه و یا پر کردن فرم آنلاین توصیه نامه می تواند دیدگاه منفی را در هیئت ارزیاب در دانشگاه مقصد در مورد شما ایجاد کند. بنابراین این شخص هم فرد مناسبی برای گرفتن توصیه نامه و یا نامه مرجع نخواهد بود.
داشتن زمان کافی: یکی دیگر از ملاک های مهم در انتخاب استاد یا شخص مرجع برای دریافت توصیه نامه (Recommendation Letter)، داشتن زمان و مشغله کمتر نسبت به سایرین است.
اساتید دانشگاه علاوه بر کارهای تحقیقاتی، پژوهشی و تدریس با بسیاری از پروژه های خارج دانشگاهی نیز درگیر بوده و زمان بسیار کمی برای کارهای جانبی مانند نگارش و یا آماده سازی یک توصیه نامه دارند. در صورت امکان برای دریافت این نامه شخصی را انتخاب کنید که زمان کافی برای تهیه این مدرک داشته باشد و یا اگر استادتان مشغله زیادی دارد سعی کنید در این فرآیند به وی کمک کنید تا سرعت انجام این فرآیند بالاتر برود.
جایگاه مناسب: حتما در زمان انتخاب شخص مورد نظر برای دریافت توصیه نامه به جایگاه وی از نظر علمی و پژوهشی توجه کنید. چنانچه این امکان برای شما وجود دارد که از چند استاد مختلف توصیه نامه (Recommendation Letter) بگیرید، سعی کنید استادی را انتخاب کنید که جایگاه علمی بالاتری داشته و از نظر رزومه کاری و تحقیقاتی از سایرین بالاتر است.
یکی از عواملی که دانشگاه مقصد به بررسی آن می پردازد، استاد نویسنده توصیه نامه است. دانشگاه مقصد در مرحله اول صحت و اعتبار آدرس ایمیلی که داده اید را بررسی میکند و در مرحله بعد جایگاه علمی و پژوهشی استاد مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت. در همین راستا دانشگاه مقصد از شما درخواست می کند که یک ایمیل سازمانی یا دانشگاهی (در صورت لزوم جیمیل یا یاهو نباشد) را ارائه کنید و در مرحله بعد پس از اینکه توصیه نامه را دریافت کردند اقدام به بررسی پیشینه تحقیقاتی و جایگاه علمی استاد میکنند تا سطح اعتباری عملکرد شما را مشخص کنند.
همانطور که پیشتر بیان کردیم شخص توصیه گر (Recommender) یا استاد شما معمولا وقت بسیار کمی برای نگارش و آماده سازی نامه داشته و سعی می کند تا جای ممکن آن را سریع و بدون توجه به جزئیات آماده کند.
از طرف دیگر استاد شما نمی داند چه مواردی را می بایست در متن نامه بگنجاند و یا چطور باید شما را در نامه معرفی کند که برای دانشگاه مقصد جذاب و قانع کننده به نظر برسد. برای مثال شما قصد دارید در توصیه نامه بر ویژگی هایی مانند کار تیمی، روحیه انتقاد پذیری، مسئولیت پذیری، مدیریت جمعی و اعتماد به نفس تاکید کنید و مطمئن هستید که این موارد می تواند تاثیر مثبتی در پذیرش شما داشته باشد. بنابراین باید یک لیست از مواردی که قصد دارید در توصیه نامه ذکر شود را در اختیار استادتان قرار دهید تا هم در زمان صرفه جویی شود و هم شما توصیه نامه مورد نظرتان را دریافت کنید.
حتی در این مورد می توانید یک الگو یا فرمت مشخص برای نگارش توصیه نامه از سایت های معتبر دانلود کرده و آن را در اختیار استادتان قرار دهید. اما به طور کلی مواردی که در یک توصیه نامه گنجانده می شوند عبارتند از:
مسئولیت ها و عملکرد دانشجو یا کارمند: در زمانی که استاد یا کارفرمای شما قصد دارد به شما توصیه نامه بدهد باید مسئولیت ها و وظایفی را که بر عهده شما گذاشته است را بیان کرده و در ادامه مشخص کند عملکرد شما در قبال این وظایف چگونه بوده است. به همین دلیل است که توصیه میشود شخصی را انتخاب کنید که نسبت به فعالیتهای شما دید مثبتی داشته باشد.
طول مدت ارتباط یا مسئولیت: یکی دیگر از مواردی که در توصیه نامه گنجانده می شود، مدت زمان ارتباطی است که بین فرد متقاضی و شخص توصیه گر وجود داشته است. در این بخش باید مشخص شود که چه مدت زمانی به استاد مربوطه در پروژه های مختلف همکاری داشتید و طی این مدت چگونه عملکردی داشته اید. چنانچه مدت زمان ارتباط با نویسنده توصیه نامه کمتر از 1 ماه باشد، اعتبار متن نوشته شده زیر سوال خواهد رفت.
جایگاه شما در ارتباط با نویسنده: در متن توصیه نامه باید مشخص شود که ارتباط شما با استاد چگونه بوده است. آیا دانشجو او بوده اید و تنها فعالیت شما کارهای کلاسی بوده است؟ و یا اینکه در پروژه های تحقیقاتی و علمی داخل و خارج دانشگاه با وی همکاری داشته اید؟. نوع ارتباط شما با استاد، مشخص کننده کیفیت کار شما و میزان اعتبار توصیه نامه خواهد بود.
قابلیت ها و استعداد های شما: یکی دیگر از عواملی که در توصیه نامه گنجانده می شود و از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، توانمندی های شما است. در این بخش استاد شما به ارزیابی توانمندی های، استعدادها، قدرت خلاقیت و نوآوری شما پرداخته و یک دید کلی از این موارد به خواننده توصیه نامه می دهد. پیش از ارسال نامه به دانشگاه مقصد یک لیست از توانمندی ها و قابلیت های فردی تان را به استاد مورد نظر ارائه کنید تا آنها را در نامه مرجع بگنجاند.
توانمندی ارتباطی: با توجه به اینکه شما یک دانشجوی بین المللی محسوب می شوید و قبل از ورود به کشور مقصد باید توانایی های ارتباطی از قبیل صحبت کردن، گوش دادن، نوشتن و خواندن به زبان دیگری را داشته باشید، ضروری است که سطح زبان شما توسط شخص دیگری ارزیابی شود. در همین راستا استاد شما در متن توصیه نامه این 4 مهارت اصلی در زبان های خارجی را ارزیابی کرده و نظر شخصی خودش را در توصیه نامه ذکر می کند. چنانچه استاد شما ارزیابی مثبتی از این 4 مهارت اصلی زبان داشته باشد به احتمال زیاد تاثیر بسیار خوبی در هئیت ارزیاب دانشگاه مقصد ایجاد می شود.