واژه صحافی در پایان نامه یک واژگان ادبی در زبان فارسی به معنای صفحه بندی و جلد کردن است. زمانی که از صحافی پایان نامه صحبت می شود بدین معنا است که باید پایان نامه را به صورت مرتب شده بر اساس اصول دانشگاه صفحه بندی و جلد کرد. آخرین و شاید خوش آیندترین مرحله در فرآیند فارغ التحصیلی که به صدور مدرک تحصیلی و اتمام پایان دوره کارشناسی ارشد و یا دکتری ختم می شود، صحافی پایان نامه است. این پروسه معمولا زمان زیادی را در برنمیگیرد و برای دانشگاه و موسسه مورد نظر مهم قلمداد می شود.
اهمیت صحافی از این جهت است که موجب می شود پایان نامه در یک قالب استاندارد مورد نظر دانشگاه در بیاید و از نظر محتوایی کاملا ویراستاری شده و عاری از هرگونه مشکل محتوایی و گرامری به مسئول مربوطه تحویل داده شود. این کار از این جهت اهمیت دارد چرا که پایان نامه ها معمولا پس از نگارش باید در اختیار کتابخانه دانشگاه و از آنجا در اختیار عموم جامعه و متخصصان و محققان برای مطالعه و بررسی بیشتر قرار بگیرد. اما علاوه بر اهمیت علمی و دانشگاهی آن، فرآیند صحافی موجب می شود که از فرسودگی پایان نامه جلوگیری شده و تا مدت ها بتوان به راحتی آن را در کتابخانه حفظ کرده و در اختیار سایرین قرار داد. به طور کلی مراحل صحافی پایان نامه به صورت زیر خواهد بود:
1. ویراستاری ساختاری و محتوایی پایان نامه و انجام اصلاحات لازم متناسب با نظر اساتید و استانداردهای دانشگاه
2. مراجعه به واحد تکثیر دانشگاه یا مراکز صحافی پایان نامه در خارج از دانشگاه به منظور انجام صحافی (توصیه می شود به مراکز صحافی در دانشگاه مراجعه کنید)
3. دریافت فرم های مربوطه و پر کردن آنها (فرم تعهدنامه اصلت اثر و فرم گواهی دفاع از پایان نامه که می بایست به تایید اساتید راهنما، مشاور و خود دانشجو برسند)
4. مرتب کردن صفحات پایان نامه به صورت ارائه شده توسط دانشگاه (معمولا صفحه اول سفید، صفحه بعد بسم الله، صفحه عنوان دقیقا مشابه روی جلد پایان نامه، گواهی دفاع، تعهدنامه اصالت اثر، صفحه تقدیر و تشکر و الی آخر).
5. ارائه فایل کامل پایان نامه در قالب فرمت ورد و پی دی اف به واحد تکثیر مربوطه به همراه فرم های امضا و تایید شده
6. پرداخت هزینه و مشخص کردن رنگ جلد پایان نامه که به سه رنگ مشکی، زرشکی و سرمه ای در اختیار دانشجویان قرار میگیرد. معمولا پایان نامه در 3 نسخه یکسان صحافی می شود که یک مورد برای کتابخانه دانشگاه، یک مورد برای کتابخانه دانشکده، یک مورد برای یکی از اساتید یا خود دانشجو.