مستندسازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره‌برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوطه نشان می‌دهد. در واقع، مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و به کارگیری از تجربیات فردی و گروهی را فراهم می‌سازد.
مستندسازی دانش و ایجاد شرایط مناسب در ترویج به موقع آن در جامعه، به طوری که تصمیم مناسبی گرفته شود حائز اهمیت است. این همان برقراری ارتباط بین علم و جامعه است. یعنی ایجاد بستری مناسب در ترویج دانش و در معرض استفاده قرار دادن برای جامعه علمی است.
مستندسازی کلید مدیریت دانش محسوب می‌گردد و شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، و در دسترس عموم قرار دادن سوابق با اسناد موجود از قبیل مکاتبات، فایل‌های کامپیوتری، تصاویر و ... می‌باشد که دارای ارزش تاریخی نیز می‌باشند. مستندسازی همچنین می‌تواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عکس‌ها و ... داشته باشد . ممکن است مستندسازی مستلزم خلق اسناد جدید جهت تهیه متن برای موارد موجود با پر کردن خلأهای موجود در سوابق تاریخی موجود باشد.
مستند سازی (Documentation) یک فرآیند کاملا تخصصی از گردآوری، سازماندهی، دسته بندی، بازیابی، ذخیره و ارائه مطالب در یک قالب استاندارد، منسجم و یکپارچه است. فرآیند مستندسازی ممکن است گردآوری و سازماندهی اسناد موجود در یک مقاله، کتاب، پلتفرم آنلاین مانند وبسایت، CD، نوار صوتی و رسانه‌های اجتماعی و ارتباط جمعی را شامل شود. قطعا به عنوان مخاطب با واژه مستندسازی در سینما و تلویزیون آشنایی دارید. در این فرآیند شخص مستندساز یا Documentalist سعی می‌کند با جمع‌آوری تمامی اسناد موجود در یک زمینه یا موضوع خاص اقدام به تهیه یک فیلم مستند نماید.
برای مثال فرض کنید یک کارگردان قصد دارد در مورد حادثه پلاسکو اقدام به مستند سازی کند. در این فرآیند نیاز است که تمامی اسناد موجود اعم از فایل‌های تصویری، فایل‌های صوتی، گزارشات رادیو و تلویزیون، گزارشات مردمی، فیلم‌های گرفته شده توسط حضار و تمامی اسناد و مدارک مرتبط به موضوع تا جای ممکن جمع آوری، سازماندهی و دسته بندی شده و در قالب یک گزارش جامع که همان فیلم مستند است به مخاطبان ارائه شود. مشابه این فرآیند در جامعه علمی و آکادمیک نیز طی می‌شود و شخص مستند ساز با توجه به موضوع پروژه اقدام به مستند سازی می‌نماید.
از جمله این موارد می‌توان به مستندات سازمانی، اسناد فیزیکی، سوابق حقوقی، سوابق صنعتی، سوابق تولید و فروش و تمامی این موارد اشاره کرد. همانطور که پیش‌تر بیان کردیم کار مستندسازی یک کار تخصصی بوده و شخص مستندساز یا Documentalist یک متخصص محسوب می‌شود. ممکن است در ظاهر کار گردآوری، سازماندهی و دسته بندی یک فرآیند دشوار و پیچیده به نظر نرسد اما باید توجه داشته باشید که علاوه بر این موارد شخص مستند ساز باید به حدی در حوزه مورد نظر تخصص داشته باشد که بتواند اسناد اصل را از ساختگی و نادرست تشخیص دهد. چرا که در صورت گنجاندن اسناد جعلی و ساختگی در پروژه نهایی، کل کار دچار مشکل شده و اعتبار خود را از دست خواهد داد.
علاوه بر تخصص در شناسایی اسناد نیاز است که مستندساز به موضوع پروژه علاقه‌مند باشد چرا که فرآیند گردآوری مدارک و اسناد یک فرآیند بسیار طولانی، پیچیده و زمان بر است و نیاز به صبر و حوصله زیادی دارد و در صورتی که شخص Documentalist به آن علاقه ای نداشته باشد، قطعا نتیجه کار دچار نقصان خواهد بود.
با گذشت زمان که کسب و کار شما بزرگ‌تر می‌شود، مشتریان شما بیش‌تر شده، فرآیندهای جدیدی شکل گرفته و پیچیدگی کار شما افزایش خواهد یافت. یکی از راه‌های کنترل و مدیریت صحیح فرآیند های سازمانی، مستند سازی است. فرآیند مستند سازی به کسب و کار شما کمک می‌کند که به 5 هدف کلیدی دست پیدا کنید:
کمک به بهبود فرآیندهای سازمانی: به واسطه فرآیند مستندسازی می‌توانید کلیه فرآیندهای سازمانی اعم از تولید، بازاریابی، ارتباط با مشتری، فروش و غیره را به شکل مستند و ملموس درآورده و از نقاط منفی و ضعف هر یک از آنها آگاه شد. به وسیله مستندسازی مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند کدامیک از فرآیندهای سازمانی نیاز به اصلاح داشته و کدامیک باید حذف شوند.
کمک به آموزش کارکنان جدید: مستند سازی فرآیندهای سازمانی این امکان را به مدیران می‌دهد تا بتوانند نیروهای جدید و تازه استخدام شده را براحتی آموزش دهند و آنها را با مسئولیت‌های سازمانی‌شان آشنا کنند. وجود مستندات سازمانی می‌تواند برای کارکنان با تجربه نیز مفید بوده و به آنها کمک کند مسئولیت‌ها و فعالیت‌های اجرایی خودشان را به صورت مستمر چک کنند.
محافظت از دانش سازمانی: گردآوری، سازماندهی و ثبت فرآیندهای سازمانی به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا دانش سازمانی خودشان را حفظ کرده و به نسل‌های بعدی و افراد جدیدی که وارد سازمان می‌شوند، انتقال دهد. فرض کنید تنها تعداد اندکی از افراد در سازمان به روندهای اصلی تسلط داشته و بعد از ترک‌کار و یا بازنشستگی ممکن است شرکت با مشکلات اساسی روبرو شود. اما وجود یک مستندساز در سازمان کمک می‌کند تا افراد جدید این میراث ارزش‌مند را به ارث برده و با ورود و یا خروج یک نفر سیستم مختل نشود.
کاهش ریسک و ثبات در عمل: وجود یک مستندساز درسازمان موجب کاهش ریسک کوتاه، میان و بلند مدت در سازمان شده و با فراهم آوردن مستندات عملیاتی طی دوره‌های مختلف امکان مدیریت بهتر ریسک و بحران را فراهم می‌کند. مدیران سازمان می‌توانند به واسطه مستندات موجود برنامه‌های عملیاتی و پیش‌گیرانه برای مواجهه با بحران تهیه و تدوین نمایند.
به طور کلی در فرآیند مستندسازی سه فرد در راس امور قرار دارند که هر یک از کلان تا خرد یک وظیفه مشخص در قبال فرآیند مستند سازی (Documentation) خواهد داشت. اولین فرد مدیر فرآیند یا Process owner است. نقش اصلی این فرد در سازمان تعریف فرآیندها، چشم‌انداز، ماموریت و استراتژی‌های مستندسازی است.
از طرف دیگر شخص Process owner می‌بایست به صورت مداوم بر روندهای گزارش دهی و آماده سازی نظارت کرده و برنامه‌های لازم و استانداردهای مستندسازی را تهیه و تدوین نماید. شخص بعدی که در رتبه پایین‌تری قرار می‌گیرد مسئول مستندسازی یا Documentation Custodian است که وظیفه بررسی اعتبار و صحت مدارک و مستندات را دارد و به صورت مداوم مدارک موجود را مورد بررسی قرار داده و از به روز بودن آنها اطمینان حاصل می‌کند.
شخص مستند ساز مسئولیت دارد تمامی مدارک را در دسترس اشخاص مسئول و درگیر در پروژه قرار دهد و همچنین وظیفه ذخیره و یا حذف برخی از مدارک بر عهده وی قرار دارد. در نهایت آخرین شخص در ارتباط با فرآیند مستندسازی، نویسنده فنی یا Technicl writer است. این شخص وظیفه دارد مدارک ارائه شده توسط Documantation Custodian را سازماندهی کرده و مستندات سازمانی را تهیه کند. وظیفه نگارش، ویرایش، تغییر و یا استاندارد سازی مستندات بر عهده این شخص بوده و می‌بایست پوشش کامل و دقیقی از مستندات ارائه نماید. به طور کلی مراحل مستندسازی را می‌توان به 7 بخش تقسیم کرد که عبارتند از :
شناخت فرآیند: اولین و مهم‌ترین بخش در مستند سازی شناخت مراحل مربوط به پروژه‌ای است که قصد دارید مستندات و مدارک لازم را در مورد آن گردآوری نمایید. قبل از اینکه اقدام به گردآوری مطالب کنید باید چشم انداز، ماموریت و برنامه عملیاتی برای گردآوری و سازماندهی داده‌ها را تهیه و تدوین نمایید.
اهداف مستندسازی: قبل از مستند سازی باید هدف خودتان از گردآوری و سازماندهی داده‌ها را مشخص کنید. برای مثال قصد دارید خروجی کار جنبه حفظ منابع برای دوره‌های بعدی در سازمان را داشته باشد و یا می‌خواهید برای مدیران جنبه سیاست گذاری و تصمیم گیری پیدا کند. چرا که با توجه به اهداف تعیین شده، حجم کاری، مدت زمان و نوع منابع مورد نظر تغییر خواهد کرد.
محدوده و چارچوب مستندسازی: قبل از شروع فرآیند مستندسازی مشخص کنید که نقطه شروع و پایان گردآوری و سازماندهی مستندات کجاست و معیار اندازه گیری‌تان برای خوب و یا بد انجام شدن فرآیند مستند سازی چیست و چطور متوجه می‌شوید که فرآیند را به درستی و دقت انجام داده‌اید.
خروجی فرآیند مستندسازی: مشخص کنید که به چه نتایجی می‌خواهید دست پیدا کنید. همواره باید یک تصویر کلی از فرآیندهای مستند سازی در ذهن داشته باشید و بدانید قصد انجام چه کارهایی را دارید و در صورت انجام چه نتایج احتمالی بوجود خواهد آمد.
ورودی‌های فرآیند مستندسازی: یک چک لیست از کلیه منابع و مستنداتی که باید در فرآیند پروژه بگنجانید را به مدیران و مسئولان هماهنگی ارائه نمایید. توجه‌داشته‌باشید که دستیابی به منابع و ورودی‌های فرآیند مستندسازی بسیار زمان بر، هزینه بر و دشوار است و می‌بایست یک چک لیست از اسناد مورد نیاز را تهیه و به تصمیم‌گیرندگان ارائه کنید.
مشخص کردن افراد مشارکت‌کننده: نقش هر فرد در فرآیند مستندسازی را مشخص کرده و فرآیند تقسیم مسئولیت‌ها را انجام دهید. در این فرآیند حتی می‌توانید اشخاصی که از آنها به عنوان رفرنس استفاده می‌کنید را مشخص کرده و یک برنامه دقیق برای گردآوری داده‌ها و نظرسنجی از این افراد مشخص نمایید.
کنترل، اندازه‌گیری و بازبینی: قبل از پیاده‌سازی برنامه و شروع مستند سازی، نقاط پر خطر و ریسکی را در برنامه‌تان مشخص کرده و اقدامات لازم را برای آنها پیش‌بینی کنید. یک سیستم اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه تعریف کرده و به آن پایبند باشید چرا که در صورت عدم پایبندی به برنامه، قطعا مشکلات جدی در فرآیند مستند سازی بروز خواهد کرد. در نهایت توصیه می‌شود قبل از تحویل پروژه، ابعاد مختلف آن را بررسی و بازبینی کرده و اشتباهات احتمالی را اصلاح کنید.
مستند سازی (Documentation) - پایان نامه ارشد و رساله دکتری - عنوان تحقیق تکراری است!
